Dedíquenle tiempo a la asamblea de accionistas

Camilo Rodríguez
Socio de Caldas Rodríguez Calderón Morales Asociados SAS

Por ley, una vez al año, los administradores de una sociedad deben rendir cuentas a los accionistas en la reunión ordinaria de la asamblea, la cual se debe realizar dentro de los tres primeros meses del año.

Sé que puede parecer un proceso engorroso, desde realizar la convocatoria cumpliendo con todos los requisitos de ley, permitir que los accionistas ejerzan el derecho de inspección, preparar los estados financieros de propósito general, redactar el informe de gestión, estar preparados para presentarlos, solicitar autorizaciones cuando se requieran, en caso de necesitarse cambiar administradores, responder las preguntas que puedan surgir y, por último, redactar el acta de la reunión, entre otros.

Llevar a cabo la reunión ordinaria de la asamblea, además de cumplir con un requisito legal, es una muy buena oportunidad para contar la historia de la empresa, su situación financiera, los logros, fracasos, oportunidades y demás eventos internos y externos que sucedieron durante el año inmediatamente anterior y que impactan a la compañía. También es la oportunidad para reflexionar acerca de lo sucedido y tomar las medidas necesarias para seguir creciendo o corregir el rumbo según sea necesario.

No le tengan pereza a llevar a cabo la reunión, sáquenle tiempo. Es importante tener la disciplina de realizarla formalmente cada año, y no estar cada cierto tiempo contratando a alguien para que redacte las actas de años anteriores para ponerse al día o, más grave aún, entrar en un proceso de negociación para la venta de la empresa y tener que construir el libro de actas de la asamblea para medio pasar un proceso de debida diligencia.

Como asesor legal de varios clientes en la adquisición y venta de compañías, una forma rápida de saber si el gobierno corporativo de la compañía ha sido tomado en serio es mediante la revisión del libro de actas de la asamblea. Es decir, si hay actas, si cada acta refleja lo discutido en la respectiva reunión, o si son una copia exacta del acta anterior únicamente variando las fechas, los estados financieros y algunos datos del informe de gestión. La falta de rigurosidad en este asunto es una alarma que se prende durante el proceso de debida diligencia acerca del estado de cumplimiento de las normas que le aplican a la empresa, pues es uno de los asuntos más sencillos de cumplir y que aplica a todas las empresas sin importar su naturaleza, tamaño o industria.

A continuación, encontrarán algunos tips que les ayudarán a ustedes y a sus empresas a hacer más sencillo y riguroso el proceso para realizar la reunión ordinaria de la asamblea de accionistas (son más, pero considero que son algunos de los principales a tener en cuenta):

- Realicen bien la convocatoria. La reunión se debe realizar a más tardar el 31 de marzo de cada año. Revisen qué dicen los estatutos sociales al respecto, si no dicen nada, en las sociedades anónimas (S. A.) se debe convocar con al menos 15 días hábiles de antelación, mientras que en una sociedad por acciones simplificada (SAS) se deber realizar mínimo con 5 días hábiles de antelación. En ambos casos no se debe contar ni el día de la convocatoria, ni el día de la reunión.

- Permitan el ejercicio del derecho de inspección dentro del periodo de la convocatoria. Es decir, permitan que los accionistas tengan acceso a aquellos documentos que requieran para poder tomar una decisión informada en la reunión. Eso sí, esta documentación deberá estar en todo momento dentro de los límites de reserva de la información y relacionada con los temas que se van a discutir en la reunión.

- El día de la reunión revisen que se cumpla con el cuórum deliberatorio (cuantas acciones presentes se requieren según los estatutos para poder realizar la reunión), y si se cuenta con las mayorías requeridas por los estatutos o por las normas aplicables para tomar decisiones (cuórum decisorio).

- En el evento en que la reunión se lleve a cabo de manera virtual o mixta, revisar el cuórum deliberatorio y decisorio cada cierto tiempo durante la celebración de la misma.

- Tomar apuntes durante la reunión y redactar el acta cumpliendo con los requisitos formales y de fondo.

- Aprobar el acta por los accionistas, o, en su defecto, nombrar una comisión para que la apruebe.

- Imprimir el acta en el libro de actas de la asamblea inscrito en la cámara de comercio y firmarla por las personas requeridas de acuerdo con el tipo de reunión.

Con todo esto, les recomiendo no tenerle pereza a realizar la reunión de la asamblea. Aprovechen este espacio para reflexionar acerca de su desempeño como administradores y contarles a los accionistas lo que hicieron, cómo va la empresa, qué planes hay hacia futuro y apóyense en ellos para tomar decisiones, además de cumplir con un simple requisito legal. 

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