Conozca la nueva guía metodológica para racionalización de trámites

La Dirección de Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano de la Función Pública presentó la nueva Guía metodológica para la racionalización de trámites.

El objetivo de este documento es orientar a las entidades en el análisis de los procesos y procedimientos que permitan establecer diagnósticos y diseñar acciones de mejora en la estrategia en esta materia.

Esta guía se compone de un conjunto de herramientas organizadas en seis pasos que están alineados con el ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar) para el mejoramiento continuo de procesos y procedimientos administrativos, lo que permite garantizar un engranaje y un mejor funcionamiento de los trámites; dichos pasos son:

1. Preparación: Consiste en planear, analizar y socializar la importancia del enfoque por procesos para el análisis de trámites y el cumplimiento de la política de racionalización.
   
    
2. Recopilación de información general: En este segundo paso la entidad puede abarcar diferentes niveles de profundización, así como diferentes herramientas aplicables. El objetivo es obtener toda la información general que pueda requerirse para entender y analizar los trámites y procesos asociados, para, posteriormente, priorizarlos y enfocarse en las diferentes oportunidades de racionalización e interoperabilidad.
   
   Así mismo, se deberá contar con la identificación del inventario de trámites, a partir del cual se analizarán otros insumos que ayudarán a que el proceso sea más eficiente.  (Lea: Así se clasifican los empleos del orden nacional y territorial)
   
    
3. Análisis y diagnóstico: El tercer paso consiste en la priorización de los trámites identificados, el análisis detallado de la información recopilada en el punto anterior para los trámites priorizados y la elaboración del diagnóstico de la situación actual para los trámites priorizados.
   
    
4. Formulación de acciones de racionalización y rediseño del trámite: En la misma sesión de trabajo, y a partir de las causas identificadas en el paso anterior, se continúa con la identificación de acciones para atacar dichas causas y, por ende, minimizar los efectos negativos de los problemas y añadir mayor valor al usuario.
   
   Dependiendo del alcance definido en el ciclo de racionalización se pueden enfocar en un número limitado de acciones. No obstante, si se trata de los primeros esfuerzos de mejoramiento del proceso en cuestión, en el documento se recomienda plantear tantas acciones como se identifiquen, las cuales serán priorizadas y aquellas que no se implementen inmediatamente se tendrán inventariadas para ciclos futuros o plazos de implementación mayores.
   
    
5. Implementación y monitoreo: El listado y priorización de acciones de racionalización definido en el paso 4 y el registro realizado en el módulo de racionalización de trámites en el SUIT constituyen el derrotero para realizar la implementación, monitoreo y evaluación de las acciones de racionalización definidas, según su plazo de implementación.
   
   Dependiendo de la complejidad de la acción propuesta, se recomienda usar pruebas pilotos e implementar los cambios por etapas y hacer un monitoreo constante.
   
   Esto permitirá refinar las acciones de racionalización, así como entender y minimizar posibles correlaciones o efectos significativos sobre otras actividades del proceso. (Lea: Entra en vigor la Ley de Garantías a nivel territorial, todo lo que necesita saber)
   
    
6. Evaluación y ciclo continuo de racionalización: Para la actividad de evaluación se recomienda formular un grupo de indicadores internos del proceso y/o trámite que permita conocer el estado real de la ejecución de las actividades, el logro de los objetivos, de los resultados y sus efectos en la ciudadanía. Estos indicadores se deben alinear con los objetivos estratégicos y tener en cuenta el alcance del proceso.

De esta manera se podrá contar con información acerca de la eficacia, eficiencia, calidad, tiempo, flexibilidad y grado de cumplimiento del proceso respecto a las expectativas del usuario u objetivos planteados en términos de tiempo, y que puede ser comparable para identificar variaciones o alertas que indiquen necesidades de corrección o mejoras posteriores.

DAFP, Documento, Dic. 18/17

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