Registro de bases de datos para personas naturales, entidades públicas y privados sin cámara de comercio

La Superintendencia de Industria y Comercio expidió un nueva circular para indicar el procedimiento de inscripción para que los responsables del tratamiento de datos personales, personas naturales, entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta y personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio cumplan con este deber legal. (Lea: Fijan dos fechas para inscribir bases de datos en el registro nacional)

Así mismo, precisa que los responsables no cargarán en el registro sus bases de datos con información personal, “solamente inscribirán la información establecida en el Capítulo 26 del Decreto Único 1074 del 2015 y en la nueva circular”, puntualiza la norma.

Los responsables deberán inscribir sus bases de datos en el Rnbd, de acuerdo con las instrucciones contenidas en el manual del usuario, publicado en el sitio web de la Superindustria.

Según la reciente Circular Externa 001 del 2016, la inscripción se realiza en línea desde el pasado 9 de noviembre, en el portal web de esta entidad.

Dicha inscripción podrá realizarse en cualquier momento dentro del plazo allí señalado, a partir de la fecha en la que la superintendencia habilite el registro, explica la norma.

En el 2017 se habilitará la inscripción en el Rnbd de las bases de datos de los responsables del tratamiento con domicilio fuera de Colombia, previa publicación de las instrucciones que para el efecto impartirá la superintendencia.  (Lea: ¿Por qué se amplió el plazo para inscribir bases de datos en el registro nacional?)

La información deberá actualizarse, como se indica a continuación:

1. Dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada.

2. Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo. Son cambios sustanciales que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el encargado del tratamiento, los canales de atención al titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la infor­mación implementadas, la política de tratamiento de la información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales.

Adicionalmente, dentro de los 15 primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, deberán actualizar la información de los reclamos presentados por los titulares. El primer reporte de reclamos presentados por los titulares se deberá realizar en el segundo semestre del 2018 con la información que corresponda al primer semestre de ese año.

Es oportuno recordar que el Ministerio de Comercio amplió el plazo establecido para el registro, entonces, para personas naturales, entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta y personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio, a más tardar, el 30 de junio del 2018 deberán cumplir con dicha obligación.

Circular Externa 001, Superindustria, Nov. 8/16

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