IMPORTANTE: Pautas tecnológicas para los procesos que se adelantan ante el Consejo de Estado

El Decreto 806 adoptó medidas para que se use la tecnología en las actuaciones judiciales, con el propósito de agilizar los procesos y flexibilizar la atención a los usuarios, protegiendo su salud y la de los funcionarios de la Rama Judicial. 

El marco normativo establece reglas procesales de obligatorio cumplimiento para las autoridades judiciales y los sujetos procesales que permiten llevar a cabo  los casos por medios virtuales, garantizando el derecho de defensa.

La Sala Plena del Consejo de Estado acaba de presentar varias pautas para cumplir con lo establecido. 

1. Constitución del poder: En cualquier actuación que deba surtirse ante esta jurisdicción los poderes especiales se podrán conferir mediante el envío de un mensaje de datos, sin necesidad de firma manuscrita o digital, basta con la sola antefirma. También se presumirán auténticos y no requerirán de presentación personal o reconocimiento alguno. En tal documento se indicará la dirección de correo electrónico del apoderado judicial, la cual deberá coincidir con la inscrita en el Registro Nacional de Abogados o la del demandante, si este actúa sin representación. En el caso de las personas inscritas en el registro mercantil, la dirección de correo electrónico para recibir notificaciones judiciales.
   
    
2. Presentación de la demanda: Además de los presupuestos que deben observarse, de conformidad con el artículo 162 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA), en la demanda deberá indicarse la dirección de correo electrónico en la que serán notificados los sujetos procesales, sus apoderados o representantes y, si fuere el caso, los terceros intervinientes, testigos y auxiliares de la justicia, so pena de su inadmisión. Asimismo, se incorporarán los anexos en medio electrónico, de acuerdo con lo anunciado en la demanda.

Para efectos del envío del poder, la demanda y sus anexos al despacho judicial de destino se ha dispuesto de los siguientes correos electrónicos institucionales, según sea el medio de control y su naturaleza de conocimiento de las salas y secciones, así:

De manera simultánea, el demandante o su apoderado judicial deberán enviar a los correos electrónicos de los demandados copia de la demanda y de sus anexos, por lo que no será necesario acompañar copia para el despacho judicial ni para su traslado. Igualmente, cuando se trate de la subsanación de la demanda, so pena, en uno u otro evento, de su inadmisión.

En caso de no conocerse la dirección electrónica de la parte accionada, el interesado deberá acreditar con la demanda su envío físico con los anexos y, en ese evento, la notificación personal se surtirá con el envío del auto admisorio al demandado.

3. Traslados: Si una de las partes acredita haber enviado a través del correo electrónico un memorial o escrito del cual deba correrse traslado a los demás sujetos procesales, la secretaría prescindirá de este trámite, el cual se entenderá surtido dentro de los dos días hábiles siguientes al de su envío por ese medio, y el término legal respectivo empezará a correr a partir del día siguiente.
   
    
4. Audiencias o diligencias: Las audiencias o diligencias que serán presididas por el ponente y con la asistencia de la mayoría de los integrantes de una sala se llevarán a cabo por medios tecnológicos que garanticen la presencia de los sujetos procesales, sin necesidad de la autorización de que trata el parágrafo 2º del artículo 107 del Código General del Proceso (CGP).
   
    
5. Notificaciones personales: Las notificaciones personales podrán asimismo efectuarse de forma virtual, se surtirán con el envío de la providencia respectiva a la dirección electrónica suministrada por el interesado, quien afirmará, bajo la gravedad del juramento, que esa dirección corresponde a la que utiliza para esos efectos. 

Transcurridos dos días hábiles siguientes al envío del mensaje, los términos legales empezarán a correr a partir del día hábil siguiente al de notificación, previa verificación del “acuse de recibido”.

6. Notificaciones por estado: Las decisiones que deban notificarse por estado se fijarán virtualmente, con inserción de la providencia (salvo reserva legal), y no llevarán la firma del secretario ni se dejará constancia con su firma al pie de la providencia respectiva.
   
    
7. Emplazamiento para notificación personal: Los emplazamientos solo se harán en el registro nacional de personas emplazadas que maneja el Consejo Superior de la Judicatura, sin necesidad de publicación en un medio escrito.
   
    
8. Comunicaciones, oficios y despachos: Para dar cumplimiento a las órdenes judiciales, los secretarios remitirán desde sus correos electrónicos oficiales las comunicaciones, oficios o despachos que sean del caso, por cualquier medio técnico de comunicación que tengan a su disposición, siempre que este cuente con la seguridad respectiva.
   
    
9. Excepciones: De las excepciones presentadas se correrá traslado, de conformidad con el artículo 110 del CGP, por el término de tres días, lapso durante el cual el demandante podrá pronunciarse y, si fuere el caso, subsanar los defectos anotados.
   
    
10. Sentencia anticipada: Se dictará en los siguientes eventos:
     
    • Antes de la audiencia inicial, cuando se trate de asuntos de puro derecho o no fuere necesario practicar pruebas.
      
       
    • En cualquier estado del proceso, cuando las partes o sus apoderados de común acuerdo lo soliciten, sea por iniciativa propia o por sugerencia del juez.
      
       
    • En la segunda etapa del proceso, prevista en el artículo 179 de la Ley 1437 del 2011, cuando encuentre probada la cosa juzgada, la transacción, la conciliación, la caducidad, la prescripción extintiva y la falta de legitimación en la causa.

Finalmente precisó que, durante la vigencia de las medidas de suspensión de términos y con posterioridad a su levantamiento, las demandas de tutela y de habeas corpus se seguirán recibiendo a través de los medios electrónicos y su trámite continuará bajo esa plataforma tecnológica.