¿Cómo optimizar el tiempo de los abogados?

Lo más importante que una firma o un abogado pueden ofrecer al cliente es su tiempo, es común escuchar que este es oro y que cada minuto cuenta. 

 

En las oficinas legales cada momento es valioso, pero existen factores que influyen en la productividad y la facturación. Según el informe Legal Trends Report 2017, elaborado por la empresa canadiense Clio y con una muestra de 3.000 profesionales de Norteamérica, los abogados gastan solo una pequeña fracción de su jornada laboral en tareas facturables.

 

De la encuesta, que puede consultar aquí, se obtiene que en los bufetes se están perdiendo, aproximadamente, seis horas del tiempo facturable.

 

Distribución del tiempo laborado

 

 

Es importante indicar que estas ocho horas son una referencia de lo que constituye un día de trabajo, teniendo en cuenta también vacaciones y días feriados, pero debe aclararse que un alto porcentaje de encuestados trabajaron más de ese periodo diario.

 

¿En qué se invierte el tiempo que no genera dinero?

 

Para resolver este interrogante, el documento presenta dos factores críticos que limitan la capacidad del abogado para dedicar tiempo al trabajo facturable:

 

1. Las tareas administrativas, que consumen demasiado tiempo y
   
    
2. La necesidad de suficientes clientes para respaldar lo facturable.

 

Frente al primer factor se explicó que para la mayoría de firmas generar y enviar facturas y la administración misma de la oficina toma mucho tiempo, y si bien no tienen relación directa con el cargo o las funciones del abogado, son actividades importantes para el desarrollo del negocio.

 

En relación con los clientes y el trabajo comercial que esto demanda, la investigación señaló que encontrar futuros usuarios de servicios legales es una gran preocupación para los abogados, pues, en promedio, dedican casi un tercio de su día al desarrollo de negocios (el tiempo no facturable dedicado a ganar nuevos clientes es del 33 %).

 

Legal Trends añade otro factor que se debe tener en cuenta en el tiempo no facturable, las interrupciones, lo que produce la sensación en los abogados de que no hay suficientes horas en un día, el 28 % informa que tienen dificultades para realizar un seguimiento de las tareas y los plazos.

 

Interrupciones

 

Precisamente sobre este asunto, el 25 % de los abogados dijo haber sido interrumpido más de 10 veces por día, mientras el 30 % señala que ser interrumpido entre 6 y 10 veces por día.

 

Esto es contraproducentes, en la medida que se requiere cambiar la atención a diferentes tareas sobre temas no relacionados, es decir, se genera un cambio en los recursos cognitivos que hace más difícil reanudar el trabajo original.

 

Reiniciar el trabajo después de ser interrumpido por una tarea no relacionada lleva un promedio de 23 minutos, dice el informe.

 

La situación en Colombia

 

El informe midió las tendencias en Norteamérica, pero en Colombia hay firmas que afrontan lo descrito. Macías Gómez & Asociados Abogados SAS tiene cuantificado el tiempo que destina cada profesional en un día de trabajo, pues el equipo jurídico registra el lapso dedicado tanto a las actividades administrativas como jurídicas, en una herramienta de manejo y control del tiempo.

 

Ahora bien, no cuentan con herramientas que permita reducir el tiempo utilizado en aspectos administrativos. Sin embargo, han implementado procedimientos que permiten optimizar la jornada laboral:

 

1. Adoptar un manual de procedimientos con el fin de establecer las labores y los responsables de este tipo de actividades.

 

2. Se ha reestructurado y complementado el equipo para integrar colaboradores dedicados a apoyar labores administrativas.

 

3. Se instauraron comités de firma, para abordar diferentes temas que impactan el proceso administrativo y jurídico.

 

También, por políticas internas, los actos previos o administrativos se consideran tiempos no facturables y no son trasladados a sus clientes.

 

Puntos claves para incrementar el tiempo facturable

 

 

 

 

Por supuesto, no es posible eliminar todas las actividades extras o previas a los actos facturables, pero sí se pueden disminuir los lapsos que no generan dinero directamente. Para ello se puede:

 

- Vincular o crear departamento de marketing ayude y oriente la captación de nuevos clientes.

 

- Contar con profesionales de otras carreras para que sirvan de soporte en las labores no relacionadas con el erecho, como finanzas, desarrollo de negocio, comunicación, estrategia administración.

 

- Contratar estudiantes de derecho que contribuyan en actividades que no requieran un conocimiento especializado o avanzado como socio de la firma. 

 

- Adquirir los servicios de un programa o de una empresa que vigile los procesos que tiene la firma.

 

- Tratar de disminuir el tiempo de las reuniones con los socios, los clientes y los prospectos de clientes.