Los costos y deducciones en renta bajo el sistema de facturación electrónica

Daniela Bedoya Ramírez

Gerente senior de KPMG Impuestos y Servicios Legales

El sistema de facturación electrónica está conformado por un conjunto de documentos electrónicos, dentro de los cuales están las facturas electrónicas, nómina electrónica y el documento soporte con no obligados a facturar con sus correspondientes notas, cuyo objetivo, sin lugar a duda, es la facilitación de las transacciones entre vendedores y compradores de bienes y servicios nacionales y extranjeros, y además la materialización de una serie de requisitos formales que le permitan al contribuyente acreditar ante la Dian costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y el IVA descontable.

Coadyuvando lo anterior, la intención de la Dian con la masificación de este instrumento es que, a mediano plazo, las transacciones en su totalidad sean soportadas a través de documentos electrónicos, creando a futuro un libro fiscal electrónico que permitirá la preparación de las declaraciones tributarias y constituirá la base de los procesos de fiscalización, principalmente mediante los mecanismos de cruces automáticos de información con la utilización de la mega data recaudada.

En ese sentido, el sistema de facturación electrónica es una nueva realidad de las compañías, que impacta directamente los procesos de preparación de las declaraciones tributarias, identificación, evaluación y, en una primera fase, incrementa los riesgos sancionatorios, toda vez que, dada la complejidad técnica, los contribuyentes quedan expuestos a realizar un reporte inadecuado. 

Esta complejidad se produce, entre otros factores, por diversos anexos técnicos, contradicciones en las reglas creadas, aclaraciones vía doctrina de la Dian y permanentes ajustes de procesos transversales de funcionamiento de las compañías que permitan una mejor interacción entre las áreas de tecnología e impuestos y la comunicación con sus respectivos proveedores tecnológicos.

En la implementación de cada uno de los documentos electrónicos existentes, se presentan estos factores, a título de ejemplo, la reforma tributaria del año 2021 (L. 2155) estableció en el inciso 10 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario que los adquirentes deben generar, de forma obligatoria, los mensajes de confirmación de recibido de la factura y de los bienes o servicios adquiridos para las facturas a crédito o con plazo para pago, como requisito para que el costo o gasto sea deducible o descontable fiscalmente; esta disposición fue reglamentada por la Resolución 85 del 2022 de la Dian, que estableció una fecha obligatoria para su cumplimiento (13 de julio del 2022, tres meses después de la publicación en el Diario Oficial de la referida resolución).

Pues bien, ni la ley ni las resoluciones reglamentarias fijaron un término para la generación de los acuses obligatorios, omisión que generó un problema de difícil interpretación, que en algunos casos refería que los acuses debían culminar en todo caso antes de la presentación de la declaración de renta del año gravable en el que se pretendía solicitar el costo o gasto. Ante la ausencia de claridad regulatoria, la Dian, mediante el Oficio 1497 (908749) del 12 de diciembre del 2022, decidió sentar su postura manifestando que, para efectos del IVA, los mensajes electrónicos de confirmación deben ser emitidos antes de que el IVA descontable sea solicitado en la declaración bimestral o cuatrimestral de IVA correspondiente.

Por esto, el Oficio señalado implica para las compañías implementar de manera inmediata un derrotero de trabajo en diversos sentidos, como, por ejemplo, una revisión y ajuste en los procesos de flujo de aprobaciones de las facturas emitidas por los proveedores. Por otro lado, la evaluación de mecanismos de defensa en sede administrativa o judicial por la configuración de un riesgo sancionatorio en futuros procesos de fiscalización en aquellos casos en los cuales las compañías no pudieron cumplir con la generación de los documentos en el término señalado, cuya última palabra la tendrá seguramente el Consejo de Estado cuando conozca de acciones en las cuales se cuestione darle prelación a la excesiva carga de cumplimiento de los requisitos formales versus la existencia y prueba de las transacciones, en contravía del principio constitucional consagrado en el artículo 228 de nuestra Constitución Política, que consagra la prevalencia del derecho sustancial sobre el formal.