Prácticas de gobierno corporativo aplicables a asambleas sometidas a propiedad horizontal

Elizabeth Prada Mancilla
Experta en Gobierno Corporativo y Sostenibilidad
LinkedIn/Elizabeth Prada Mancilla

La Ley 675 de 2001 cumple en agosto 24 años de expedida, no obstante poco avance se ha logrado en la implementación de prácticas de gobierno corporativo que promuevan la participación y protección de los derechos de los propietarios de edificios, conjuntos y copropiedades sometidas al régimen de propiedad horizontal, en varios casos por desconocimiento o por la connotación negativa que se ha generado de reuniones que han resultado ineficientes, donde el verdadero propósito que convoca se desnaturaliza. A continuación, algunas prácticas que pueden ayudar a evolucionar la gobernanza en estas asambleas:

1. Convocatoria con 15 días hábiles de antelación y no corrientes que incluya los documentos necesarios para la toma de decisiones. La regulación contempla la convocatoria a estas reuniones que deben celebrarse en la medida de lo posible los tres primeros meses del año, con 15 días corrientes de antelación a la celebración de la reunión. Sin embargo, si dicha citación viene acompañada de estados financieros, reformas al reglamento, presupuesto y elección del consejo, este término puede ser muy corto. Se recomienda que dicha convocatoria sea remitida con 15 días hábiles de antelación para asegurar la preparación de los temas y la participación masiva de los propietarios, tema que ha sido critico en muchas ocasiones donde no se logra cumplir con el cuórum mínimo requerido para instalar la reunión.

2. Ejercicio de derecho de inspección. Aunque la norma no contempló este derecho para los propietarios, existen varios fallos de tutela y un pronunciamiento del Consejo Técnico de la Contaduría Pública que avala el ejercicio de dicho derecho, el cual podrá tener unas reglas claras tomando como referencia lo que al respecto ha dicho la Superintendencia de Sociedades para el derecho de inspección en sociedades.

3. Modificaciones al orden del día. Si bien el administrador y el consejo de administración pueden sugerir en la convocatoria una agenda para desarrollar la asamblea, los propietarios tienen derecho a solicitar la inclusión de otros puntos que no se contemplen en el orden del día original y someter a consideración en plena asamblea dichos cambios. Suele pasar que, a veces, los órganos de gobierno niegan este derecho pensando que es una potestad inamovible, lo que es un total error.

5. Elección de la comisión verificadora y aprobación del acta de la reunión de asamblea por mayorías. Uno de los eventos donde se encuentran complejidades en las asambleas es la elección de los miembros que van a revisar el acta a través de una comisión y el mecanismo de aprobación. En muchos casos el presidente y secretario de la reunión se niegan a incorporar las sugerencias que propone la comisión con buen criterio haciendo ineficiente el papel de la misma, sumado a que, por otro lado, existen algunos miembros que de manera caprichosa quisieran que se incluyeran todos los comentarios que hacen sobre la revisión del acta, olvidando que este documento es un resumen de las principales decisiones tomadas en la asamblea y no una transcripción literal de toda la reunión. Se recomienda elegir un comité impar que apruebe el acta con la mayoría de los miembros y no por unanimidad de todos los integrantes, de manera que una no aprobación solo se dé cuando más de la mitad de los miembros de la comisión considere que no ha sido tenida en cuenta en la revisión realizada.

6. Primero se aprueban las cifras antes que elegir al consejo. Aunque parece obvio, no se suele incorporar con un orden lógico los temas de la asamblea, sin embargo, se recomienda aprobar primero las cifras y el informe de gestión de los órganos de gobierno antes de proceder a la elección del Consejo, dado que, si se tuvo una deficiente gestión, los asambleístas puedan tener la oportunidad de cambiar todo el consejo y el administrador.

7. Aprobación especial del presupuesto del año en curso. Muchas de las quejas que tienen los propietarios es el desconocimiento del presupuesto que se va a ejecutar durante el año y su falta de conexidad con la cifra de la cuota de administración que se pretende cobrar, se recomienda dejar de manera individualizada en la agenda la aprobación del presupuesto, presentando cada rubro con un comparativo del presupuesto ejecutado el año anterior. Dicha propuesta debe ser socializada junto con la convocatoria a la asamblea de manera previa.    

8. Toma de decisiones informando del cuórum especializado de algunos puntos. Es importante al inicio de la reunión explicar a los miembros cuál es el cuórum necesario para instalar la reunión y en cada punto de la agenda, qué tipo de cuórum se requiere para aprobar los diferentes asuntos, si es simple o calificado, y el porcentaje mínimo de votos necesarios.

Existen múltiples prácticas que, poco a poco, se pueden desarrollar en estos foros, y dependerá del nivel de madurez y preparación de los Consejo de Administración y del administrador para que la gobernanza pueda avanzar en las asambleas, bajo la premisa de que el único foro donde los propietarios pueden conocer el desempeño del régimen de propiedad horizontal es en este espacio.

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