Notificación de las decisiones en el proceso disciplinario

Fernando Brito R.

Docente universitario

En este escrito se exponen de manera sintética los principales medios que prevé la ley disciplinaria para dar a conocer las decisiones que se tomen. El Código General Disciplinario (CGD, L. 1952/19) regula lo que tiene que ver con la manera de enterar de sus decisiones a los interesados, especialmente al investigado y a su apoderado.

Para dar a conocer las decisiones que se tomen en el curso del proceso disciplinario, se siguen dos modalidades principalmente: las notificaciones y las comunicaciones. La notificación puede ser personal, por edicto, por estado, en estrados y por conducta concluyente. De acuerdo con la ley, requieren notificación personal el auto que ordena la apertura de investigación disciplinaria, el auto por el cual se vincula a una persona a una investigación, el auto que cita a audiencia y formula cargos, y el fallo de segunda instancia.

La notificación tiene por objeto enterar al interesado de la existencia de la investigación en su contra, de que ha sido vinculado al proceso como sujeto investigado, o del fallo proferido en segunda instancia, lo cual se complementa con la entrega de copia del auto que así lo dispone y con la indicación de los recursos que proceden en su contra.

Si no se dispone de un medio más eficaz para lograr que el interesado comparezca al despacho para efectuarle la notificación, atendiendo lo que dispone el artículo 127 de la ley disciplinaria, se le envía citación a la dirección que aparezca registrada en su hoja de vida, o al sitio de trabajo o a la que le figure en el expediente, la cual se debe remitir por correo certificado, a efectos de que quede constancia de su envío. Si transcurridos cinco días hábiles, contados a partir del día siguiente al de la fecha de puesta en el correo, el citado no comparece, se le fijará edicto por el término de tres días en lugar visible de la secretaría del despacho, al término de los cuales se entiende debidamente surtida la notificación.

También puede suceder que no se logre la notificación, porque el interesado no se encuentra en la dirección, porque se niega a notificarse o porque elude la diligencia. En estos casos la notificación se hace mediante edicto, en la forma que se acaba de indicar. De todas estas actuaciones se debe dejar constancia. Sobra advertir que es indispensable que la citación se envíe a la dirección correcta, porque de enviarse a una dirección equivocada es como si nunca se hubiera remitido y no puede entenderse notificada.

El auto que formula cargos y cita a audiencia tiene una forma especial de notificación, que consagra el artículo 225 de la ley disciplinaria, la cual debe atenderse rigurosamente. Igualmente, se han previsto formas especiales para la notificación de las decisiones por medio de funcionario comisionado, conforme al artículo 124 del CGD.

El fallo de primera instancia y el auto que ordena la indagación previa no figuran incluidos en el artículo 121 de la ley disciplinaria dentro de los que se notifican personalmente. Ello no se debe a un olvido, sino a razones diferentes. En el caso de la indagación previa, porque aún no se conoce la identidad de la persona que va a ser objeto de la investigación, por lo que no existe un sujeto que pueda ser notificado. Por ello, una vez se establece su identidad, resulta obligado abrir la investigación y notificarle esta actuación personalmente.

En cuanto al fallo de primera instancia, atendiendo los nuevos lineamientos que fija la ley disciplinaria, una vez se profiere auto que formula cargos y se cita a audiencia, la actuación se desenvuelve en forma oral, por lo que la notificación del mismo se hace personalmente, en estrados, en el curso de la audiencia.

Acorde con los adelantos tecnológicos y con las tendencias que procuran hacer expeditas las actuaciones en materia procesal y de juzgamiento, la ley dispone que la notificación se pueda hacer por medios electrónicos, pero para ello se requiere el cumplimiento de dos exigencias: que el investigado y su apoderado acepten esta forma de notificación expresamente; y que lo hagan por escrito. En ese sentido, le corresponde a la entidad cumplir con rigurosidad tales previsiones. Si ello no se hace o los interesados no lo aceptan, no se puede utilizar como medio de notificación. Esta forma de notificación tiene como nota esencial que se entiende cumplida en el momento en que se hace el envío por el medio electrónico, para lo cual debe anexarse el soporte o constancia correspondiente a la actuación.

Las decisiones interlocutorias, entendidas como aquellas que resuelven aspectos importantes de la actuación, distintas de las referidas antes, entre las que pueden citarse el auto que ordena el cierre de la investigación y que corre traslado para alegatos precalificatorios, el que corre traslado del dictamen pericial en la etapa de investigación y el auto que cita a audiencia por queja temeraria, entre otros, que no se puedan notificar personalmente, se notifican por medio de estado. Para esos efectos, una vez producida la decisión, se envía comunicación al interesado para que comparezca al despacho a enterarse de la decisión. La ley establece que la comunicación ha sido debidamente recibida por su destinatario después de transcurridos cinco días de la entrega de la citación a la oficina de correos. De lo anterior se deben dejar las constancias correspondientes.

Si transcurridos tres días hábiles contados a partir del recibo de la comunicación, el interesado no comparece, se fija un estado en sitio visible de la secretaría del despacho, por el término de un día, donde se dan a conocer los aspectos principales de la decisión tomada y de los recursos que se pueden interponer contra ella. La decisión se entiende debidamente notificada a partir del día siguiente de desfijado el estado. El artículo 125 de la ley precisa los elementos que deben constar en el estado.

La notificación en estrados se hace en el curso de la audiencia, motivo por el cual se entiende surtida en el momento mismo en el que se produce. Hay que advertir que la ley dispone en su artículo 126 que la notificación se entiende cumplida estén o no presentes el investigado y su apoderado. 

En cuanto tiene que ver con la notificación por conducta concluyente, es aquella que se produce cuando después de la decisión, no se notifica personalmente o por alguno de los medios subsidiarios que autoriza la ley, pero de la cual se presume legalmente que tiene conocimiento el investigado o su apoderado, bien porque hace referencia expresa a ella en alguna de sus intervenciones, escritos o alegaciones, bien porque interpone los recursos que proceden contra ella, o bien porque no reclama contra su existencia y la toma en consideración en posteriores actuaciones.

Finalmente, la ley prevé que las decisiones de sustanciación, entendidas por tales aquellas que contienen meras decisiones de impulso de la actuación, para las cuales no se haya previsto una forma especial de notificación, sean comunicadas a los interesados por el medio que resulte más eficaz, de lo cual se dejará constancia en el expediente.