Conozca los alcances y forma de implementación de la nómina electrónica

Mediante un concepto, la Dian respondió una serie de inquietudes relacionadas con la Resolución 0013, del 11 de febrero del 2021, y el documento soporte de pago de nómina electrónica.

 

¿Cuáles son los cambios que genera la Resolución 0013 del 2021?

 

El principal cambio es la implementación y desarrollo en el sistema de facturación electrónica de la funcionalidad de documento soporte de pago de nómina electrónica, de conformidad con el parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario (E.T.), norma que a su vez otorgó facultad a la Dian para que lo implementara en el sistema de facturación electrónica.

 

¿En qué consiste la periodicidad del documento de la nómina electrónica y como se realizaría?

 

Conforme a lo dispuesto en el artículo 3 de la Resolución 0013, deberá generarse de manera mensual, independientemente de que el sujeto obligado realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado.

 

Ahora bien, respecto al plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión, para su validación y las notas de ajuste del documento soporte, el artículo 8 dispone que: “Los sujetos de qué trata el artículo 4 tendrán plazo para la transmisión y las notas de ajuste al citado documento dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador (…)”.

 

¿Cuáles son los sujetos obligados a la nómina electrónica?

 

El artículo 4° de la norma establece cuáles son los obligados a implementar la nómina electrónica: “son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), cuando aplique”. Adicionalmente, pide tener en cuenta lo explicado en el Concepto 901592, del 01 de marzo del 2021.

 

¿Cómo funciona y en qué consiste la habilitación en el servicio informático?

 

El procedimiento de habilitación es el primer paso que debe efectuarse para acceder al servicio informático electrónico del sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica. Las características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos se encuentran descritos en el artículo 9º de la resolución y en el anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica versión 1.0 adoptado mediante el artículo 20 de la resolución objeto de estudio.

 

En relación a las fechas de habilitación respecto al calendario 1, se informa que de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 6, esta es la misma para todos los sujetos del calendario 1 sin variación debida al intervalo en relación con el número de empleados, es decir, la fecha de inicio del procedimiento de habilitación es el 31 de mayo del 2021.

 

¿Cuál es el calendario de implementación del documento soporte?

 

El soporte deberá generarse de acuerdo a los tres calendarios fijados, así: (i) implementación de acuerdo con el número de empleados; (ii) implementación permanente; (iii) implementación para no obligados a expedir factura electrónica de venta. Así las cosas, dependerá de la calidad y condiciones de los sujetos la aplicación de los citados calendarios.

 

¿Qué gravámenes o nuevos impuestos generaría la implementación de esta figura?

 

Finalmente, la DIAN resalta que el documento constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador. Por lo tanto, su implementación no constituye nuevos tributos.

 

¿Cuáles son las nuevas obligaciones que genera la resolución?

 

Los obligados a su realización deberán llevar a cabo los procedimientos de habilitación, generación y trasmisión para validación dispuestos en dicho acto administrativo, de acuerdo con las características técnicas y tecnológicas descritas en el anexo técnico versión 1.0. Adicionalmente, deberán dar cumplimiento al tratamiento de datos personales relacionado con la información que contiene el soporte de pago y las notas de ajuste.

 

¿Cuáles son las medidas que adoptaría al momento que un sujeto obligado se le dificulte generar las adecuaciones que exige la resolución?

 

Se precisa que el numeral 10 del artículo 1 de la norma dispone: “el documento soporte de pago de nómina electrónica es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Dian, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado”.

 

Por lo tanto, su no implementación impide la generación y trasmisión de dicho documento, y también imposibilita el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 771-2 del E.T.

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Concepto 311, 03/04/21.