Aunque la Resolución 4240 del 2000 establece una periodicidad mínima (un año) para que las agencias de aduanas actualicen los datos de sus clientes, es su responsabilidad establecer los mecanismos de control necesarios para asegurar una relación contractual transparente, indicó la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Entre otros documentos que puede solicitar la agencia, para efectos de verificar información, están el certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica y el certificado de matrícula mercantil, si se trata de personas naturales que sean comerciantes, ambos con vigencia no superior a un mes a la fecha en que se realiza el estudio.