Al decidir un recurso de apelación, el Consejo de Estado precisó que la inspección contable no es una simple solicitud de exhibición de los libros oficiales de comercio, sino que tiene por finalidad verificar la exactitud de las declaraciones, establecer la existencia de hechos gravados o no e incluso determinar si la contabilidad se lleva en debida forma, esto es, en cumplimiento de las obligaciones formales establecidas en el artículo 774 Estatuto Tributario (E. T.).

En igual sentido, afirmó que la Administración podrá ordenar la práctica de la inspección contable tanto al contribuyente como a terceros legalmente obligados a llevar contabilidad y de esta diligencia se extenderá un acta, de la cual se deberá entregar una copia cerrada y suscrita por los funcionarios y las partes intervinientes. (Lea: Reconstrucción de libros de contabilidad se puede hacer con copias)

Cuando de la práctica de inspección contable se derive una actuación administrativa en contra del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, o un tercero, el acta respectiva deberá formar parte de dicha actuación, agregó la providencia. (Lea: Inspecciones contable y tributaria persiguen el mismo fin, pero se diferencian en cuanto al objeto de la prueba)

Sanciones 

En relación con las conductas sancionables referidas a la información contable, citó el artículo 654 del E. T., el cual dispone que habrá lugar a ello en los siguientes casos:

(i)                  No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos.

(ii)                 No tener registrados los libros principales de contabilidad si hubiere obligación de registrarlos.

(iii)               No exhibir los libros de contabilidad cuando las autoridades tributarias lo exigieren.

(iv)               Llevar doble contabilidad.

(v)                 No llevar los libros de contabilidad en forma que permita verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones.

(vi)               Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros y el último día del mes anterior a aquél en el cual se solicita su exhibición existan más de cuatro meses de atraso.

Finalmente, indicó que esta inspección debe ser realizada bajo la responsabilidad de un contador público, so pena de la nulidad de la diligencia (C. P. Hugo Fernando Bastidas).

Consejo de Estado, Sección Cuarta, Sentencia 05001233100020070014901 (20551), Ene. 20/16

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