¿A quién culpar cuando se detectan errores en la liquidación de una nómina?

Camilo Nova

Líder de Auditoria y Seguridad Social B2B Abogados & Consultores

Es inevitable. Hace unos meses una de nuestras empresas solicitó nuestro servicio de asesoría en parametrización de aplicativos de nómina y me resultó impresionante saber que uno de los proveedores más conocidos a nivel nacional y, de hecho, más costosos en el mercado genera el programa con una parametrización a la que le llaman “estándar”, pero con lineamientos que incluso ya ni existen. Muchas compañías confían en el renombre de estos proveedores y a ojo cerrado comienzan a utilizarlo basados en la posición en el mercado que ocupan actualmente.

Una empresa puede llegar a comprar el licenciamiento de uno de estos sistemas en valores que oscilan entre los 50 y 100 millones de pesos colombianos, su asesoramiento es restringido y las modificaciones que se soliciten son cobradas por horas. Debería suponerse que el nivel de satisfacción de su cliente es el más alto, sin embargo, la percepción de la empresa siempre resulta ser muy parecida: “no nos prestan el asesoramiento necesario”; a todo esto, la pregunta es ¿cuál es la relación costo beneficio de comprar uno de estos aplicativos?

¿Alguna vez han leído cláusulas como estas en alguno de sus contratos?

”…LA COMPAÑÍA es responsable de todas las actividades realizadas en virtud de sus inicios de sesión de sus usuarios por lo tanto es responsable ante todo tipo de terceros, entidades de gobierno y otro tipo de entidades de multas, intereses, reprocesos, pagos retroactivos y/o cualquier tipo de sanción por la información que entregue o deje de entregar…”. Aunque parezca cuento, es pura y física realidad.

Con lo anterior ya es complicado buscar culpables en el aplicativo que estamos utilizando, de manera envalentonada culpan a sus propios clientes del uso de un software que se administra por medio de un ingeniero de sistemas, mismos que incluso dentro de sus páginas web y su estrategia comercial incluyen cosas como “Avalados por la UGPP”. Pues antes de seguir es necesario indicar que la mismísima Unidad ha ratificado en varios comunicados que ellos no avalan ningún software de nómina, por su parte lo único que pueden aducir es que el reporte de información se hace en el mismo orden que exige la UGPP en los requerimientos de información.

¿Qué se tiene en cuenta al momento de elegir un programa para liquidación de nómina? ¿En algún procedimiento de compra existirá este manual?

Durante una de mis auditorías, el cliente me decía con bastante asombro algo que no dejaba de causarme un tanto de gracia al momento que señalé uno de sus hallazgos: ”Es muy raro, porque el dueño de ese software es ingeniero y además es abogado especialista en Derecho Laboral...”. Dentro de mi mente, poniéndome las manos en la cabeza, me dije internamente que con razón, pues una adecuada parametrización no depende de los niveles o logros académicos que puede tener el programador, en ocasiones muchos de estos errores no se cometen de fondo, sino de forma en cosas tan simples como mencionar “sueldo por incapacidades”, al concepto que se utiliza para reconocer los días en los que el colaborador no ha podido prestar su servicio a razón de una incapacidad médica, y aunque parezca algo completamente inventado, más de un lector me dará la razón, pues el mismo Código Sustantivo del Trabajo señala que estos tiempos lo único que se devenga son auxilios destinados a que el trabajador pueda sobrellevar su complicación de salud, esto es ratificado de la misma manera por el Decreto 780 del 2016, único del sector Salud.

También existe la vana creencia de que la única forma de estar seguros de cualquier eventualidad es volver todo salarial y no “arriesgarse” con pagos de tipo no salarial. El mismo desconocimiento ha llevado a las compañías a pensar únicamente en evitar cualquier tipo de requerimiento, pero pocas se preocupan realmente por sus elevados costos prestacionales.

Debería suponerse que este tipo de inconsistencias serían suficientes para obligar a mi proveedor a que responda por una posible sanción o requerimiento, así como de pronto cuando vamos al mercado y no estamos satisfechos con un producto o servicio simplemente solicitamos el cambio o devolución del dinero, pero parece ser que valiéndose de artimañas y estrategias jurídicas dejan semejante responsabilidad en manos de empresas que no obligatoriamente deben estar preparadas para esto. Entonces, si no existe manera alguna de culpar a cualquier software de nómina de un error en el ejercicio de liquidación de mi empresa, ¿definitivamente el culpable será la persona a quien la empresa le designe esa responsabilidad?

En grandes cantidades, en la web se encuentran publicaciones con ofertas de trabajo como estas: ”importante compañía requiere para su equipo de trabajo tecnólogo o estudiantes de últimos semestres de carreras administrativas o afines, con experiencia mayor a tres años en realización y liquidación de nóminas, manejo de interfaz contable y conocimiento en retención en la fuente procedimiento 1 y 2, manejo de salarios integrales, seguridad social y prestaciones sociales. Disponibilidad inmediata, contrato directo a término indefinido”. A todas luces esta puede ser una de las causas más comunes de los errores que se comenten en liquidaciones de nómina. Es increíble que un proceso tan normativo, que integra componentes financieros, legales, tributarios y contributivos solo exija como requisito general la experiencia, pues normalmente estas publicaciones se acompañan de procesos de selección que incluyen una prueba Wartegg  y una prueba escrita cuyas preguntas siempre son las mismas, como por ejemplo: salario mínimo del año en curso, valor del subsidio de transporte, valor del aporte a salud y valor del aporte a pensión, entre otros.

Lo preocupante del caso es que, incluso, se contestan mal y ni siquiera son tomadas en cuenta estas respuestas. A modo de ejercicio, ¿se han detenido a revisar esas respuestas? Lo más seguro es que se haya contestado que el aporte a salud es del 12,5 %. Entonces, vale la pena preguntarse si realmente las áreas de selección de las empresas están capacitadas para identificar el conocimiento de un aspirante.

A mi modo de ver, en Colombia ha sido minimizado este ejercicio, la prueba está en que la nómina en las universidades no se enseña y, adicional a eso, en el mercado solo se consiguen algunos “diplomados” cuyo contenido es insuficiente.

¿Puede llegar a existir la necesidad de la gerencia de nómina?

En definitiva, sí. Por supuesto que no es aplicable a todas las compañías, no vamos a crear un cargo de gerente para atender la liquidación de nómina de 15 personas, pero el conocimiento en esto si es importante. Un CEO debe tener la capacidad de poder analizar o por lo menos entender de qué y cómo se compone un ejercicio de nómina, también es importante resaltar que muchas de las estrategias aplicables al objeto social de la compañía pueden ser implementadas en un departamento de nómina, como por ejemplo el ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar) o algo menos estructurado y tan simple como una matriz DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas, amenazas). Los líderes administrativos, financieros y de gestión humana deben migrar a estrategias de procesos más firmes dentro de estos departamentos y lograr que la misión y visión de la empresa de alguna manera empalme con el proceso que desde aquí se ejecuta, esto debe ir de la mano con un interés firme de las compañías por salvaguardar sus procesos y recursos capacitando constantemente a sus trabajadores en estas áreas, por ello cualquier oferta educativa debe ser analizada muy detalladamente.

También es importante que se pueda eliminar por completo que quien debe tener siempre esta responsabilidad por naturaleza propia de su profesión ha de ser el contador de la compañía, pues nada más alejado de la realidad, ya que su profesión está encaminada a la organización y estructura de datos financieros en lenguajes interpuestos por las autoridades regulatorias de cada país, además de ayudar en el cumplimiento de la estrategia económica de la compañía, lo que saca de contexto completamente la elaboración de la nómina.

En conclusión, si existe un culpable al momento de identificar fallas de carácter aritmético, legal o estructural en una liquidación de nómina podría señalar como único autor a la falta de importancia de este proceso en las compañías y el exceso de confianza que se les brinda a quienes sostienen ser la mejor opción.