La reserva legal opera sobre la información que compromete derechos fundamentales o bienes constitucionales, pero no sobre todo el proceso público en el cual se inserta. Así lo precisó la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, al referirse a la clasificación y el manejo de la información que recibe y produce, así como a la procedencia de suministrar información de las entidades que están bajo su supervisión y control.  

Según la entidad, la regla aplica, sobre todo, cuando se trata de información en procesos judiciales. Por ejemplo, en un caso de violencia contra menores solo es reservado el nombre del menor o los datos que permitan su identificación, y no el resto de información que reposa en el expediente, pues resultaría desproporcionado establecer reserva cuando no se protege ningún derecho o bien.

Así las cosas, cada funcionario debe conocer el régimen jurídico de los documentos que crea, posee y controla, ya que, por ignorancia supina, puede incurrir en yerros como negar el acceso a la información sobre la que no procede reserva o, peor aún, publicar o permitir el acceso a información confidencial, cuando no se tiene el deber de suministrarla.

En cuanto a sus vigilados, señaló que, por regla general, son particulares, y de acuerdo al tipo de servicio, tienen la connotación de comerciantes, por lo que el alcance de reserva sobre los documentos se rige por la legislación comercial y tienen derecho a reservarse la información contenida en sus libros y papeles, actas de junta de socios, asambleas de accionistas y juntas directivas, lo que les garantiza no exhibir al público los documentos privados de la empresa.

No obstante, ningún derecho se predica absoluto y, en algunos casos, la información privilegiada trasciende el ámbito y manejo interno, de manera que puede permitirse el acceso a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoria o a los funcionarios de las ramas Judicial y Ejecutiva que puedan ordenar la presentación o el examen de los libros y papeles del comerciante, en los casos previstos en el artículo 63 del Código de Comercio.

(Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, Concepto 20157200018493, mar. 6/15)

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