Un antiguo administrador de una propiedad horizontal que tenía bajo su responsabilidad la contabilidad de la copropiedad consultó al Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) si es obligatorio entregar el backup del software contable, pese a que hizo entrega de todos los documentos físicos, incluidos los estados financieros, firmados con notas.

Vale la pena precisar que el programa informático es de propiedad del administrador y no de la copropiedad.

Así pues, la CTCP precisó que los libros de contabilidad, estados financieros y sus notas, soportes internos y externos, actas y demás documentos de los negocios son de la propiedad horizontal, por lo que el administrador no puede retenerlos, sustraerlos ni apoderarse de ellos.

No obstante, si la propiedad del software contable o de su licencia pertenece a la persona que presta sus servicios como administrador, la entidad no puede exigirle la entrega de un backup, ya que no existe obligación alguna para que dicho profesional, una vez culminado su contrato de prestación de servicios (caso analizado), deba hacerlo, salvo que el contrato así lo exija o existiere un pago adicional a cambio.

En este caso, se podrían imprimir los libros o entregarlos por medio electrónico hasta la fecha en que termine su relación.

Consejo Técnico de la Contaduría Pública, Concepto 270, 23/03/17

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