El despacho judicial del futuro: ¿cómo pasar del sueño a la realidad?

David Fernando Varela S.

Consultor internacional

La mayor parte de las organizaciones públicas o privadas del país han avanzado en la transformación de sus procesos internos con el apoyo de tecnologías de la información y comunicaciones (TIC). La presión de sus clientes o usuarios por más y mejores servicios en línea (caracterizados por menores tiempos y costos) las han obligado a realizar cuantiosas inversiones en reingenierías internas, que no siempre son de sencilla ejecución, pero que suelen mostrar resultados al cabo de pocos meses o años. Es frecuente hablar de “oficinas cero papel” o de altos porcentajes del personal operando mediante “teletrabajo”. Este proceso no termina, sino que se ha convertido en parte del cambio de una organización.

Los miembros de la comunidad jurídica nos preguntamos por qué no sucede lo mismo con la Rama Judicial y otras entidades del sector justicia, sobre todo cuando sabemos que estas instituciones han realizado esfuerzos muy significativos en el mismo sentido. De hecho, la mayoría cuenta con la “caja de herramientas” para realizar su reingeniería de procesos basadas en TIC. Por ejemplo, durante la preparación del Modelo Integrado Único de Negocios de la Rama Judicial (MIUN)[1], pude comprobar que la Rama cuenta desde hace varios años con herramientas informáticas de apoyo para la gestión de los despachos. Con recursos propios o de cooperantes internacionales, ha construido sus propias “hojas de ruta” (el Plan Estratégico Tecnológico, el Plan de Modernización Tecnológica y el MIUN).

¿Por qué, entonces, en el manejo cotidiano de los procesos judiciales continúa imperando el trámite manual cuyo soporte principal es el papel? También prevalece el uso de aplicativos de oficina dispersos, como las hojas de cálculo para suplir las falencias de otros sistemas disponibles en la Rama (como Justicia XXI), bien sea porque se afirma que alguna función no existe en dichos sistemas, o porque el usuario la desconoce, no tiene acceso a ella o no sabe cómo utilizarla. Tareas rutinarias que podrían automatizarse como la generación de informes periódicos (por ejemplo, de estadísticas) se han convertido en desgastantes para funcionarios y empleados.

Parte del problema

El uso limitado o la falta de uso de las TIC son apenas un aspecto del problema. Más complejo puede ser el organizacional, la manera como se estructuran las oficinas judiciales, los perfiles escogidos para las distintas tareas y la distribución efectiva de estas. Durante casi dos décadas, la Rama Judicial ha contratado estudios para actualizar sus modelos de gestión y seguir la tendencia universal de separar las tareas administrativas de las funciones jurisdiccionales, de modo que las primeras sean asumidas por áreas especializadas en trámites procesales y atención a los usuarios, con independencia de los despachos responsables de la administración de justicia propiamente dicha.

Sin embargo, los beneficios esperados de esta separación/especialización no se han materializado. La ausencia de un expediente electrónico ligado al modelo de gestión significa que las prácticas obsoletas de manejo del papel que anteriormente sofocaban los despachos judiciales se trasladen sin mejoras a las dependencias de apoyo, donde las operaciones de gestión documental han sido concentradas, pero no necesariamente simplificadas, como sucede, por ejemplo, en el Centro de Servicios Judiciales de Paloquemao o en la Corte Constitucional, por citar tan solo dos de las que soportan una carga mayor. La frustración del personal judicial y de los usuarios después de tantos años de proyectos pilotos es comprensible.

La realidad es que en estas dependencias de apoyo se continúan efectuando registros de actuaciones judiciales en hojas de cálculo sin estandarización alguna, por ejemplo, para la verificación de tiempos procesales o el control del flujo documental, para la recopilación de estadísticas y hasta para la programación de audiencias. Durante la preparación del MIUN, también pude comprobar que aún predominan las tareas ligadas al uso del papel, las firmas y sellos manuales, como el diligenciamiento de planillas y libros de radicación, la expedición de oficios remisorios y la formalización de actas, la creación de carpetas con sus respectivas carátulas y el foliado de sus páginas, etc. Estas prácticas, que ya fueron abandonadas en la mayor parte de las entidades de la Rama Ejecutiva, pero continúan predominando en el sector justicia, a pesar de los esfuerzos de las instituciones por desplazarlas, parecen retornar cada vez que se acaba el programa o proyecto que los impulsó, usualmente con el apoyo de algún cooperante.

Decisiones fundamentales

Las autoridades y personal de la Rama Judicial coinciden en que la mayor parte de las tareas relacionadas con el flujo de las comunicaciones y los documentos dentro del proceso deberían ser gestionados de manera automática por un sistema de información (como el que puede desarrollarse con fundamento en el principal entregable del MIUN, su modelo de procesos optimizado o MPO que tradujo al lenguaje BPMN de programación la totalidad de la normativa procesal vigente en Colombia). Pero como se dijo, el problema no es de tecnologías, es de decisiones fundamentales sobre la configuración de las organizaciones, internamente y frente al usuario.

Por ejemplo, la recomendación principal del MIUN sobre los actuales centros de servicios consistió en proponer una transición gradual desde su papel actual de unidades de apoyo manual a los despachos judiciales, hacia un nuevo modelo centrado en los usuarios en el que las tareas rutinarias se automatizan en un nuevo sistema integrado de gestión judicial basado en el MPO y los empleados del centro asumen mayores responsabilidades de servicio directo al usuario, como orientación general y consulta de información relevante, entendiendo por usuario tanto al ciudadano que esporádicamente requiere los servicios de los centros como a los abogados, sus clientes recurrentes. En una etapa avanzada de la transición podría considerarse la posibilidad de prestar servicios de atención al usuario complementarios a los actuales, como, por ejemplo, referir a los interesados a servicios alternativos de resolución de conflictos.

Así, con la ayuda de las TIC, las dependencias de apoyo dejarían de ser oficinas de trámite manual para convertirse en centros de servicios al usuario dedicados principalmente a la orientación sobre los mecanismos a disposición del ciudadano interesado en acceder a servicios de justicia. La transición propuesta para la Rama Judicial es similar a la que ya ha ocurrido en otros países del mundo (algunos no tan distantes como Costa Rica y el Perú) y supone un potenciamiento gradual de las destrezas de los empleados judiciales hacia nuevos roles y responsabilidades, en el que las tareas automatizables del MPO se realizan a través de un sistema con suficientes garantías de seguridad y estabilidad.

Escenario de discusión

El medio usual para realizar este antiguo sueño de la Rama Judicial sería una gran licitación pública que le permitiera adquirir la nueva plataforma TIC que necesita desde hace tantos años. Pero en tiempos de reducción de recursos fiscales, se impone mayor creatividad para suplir recursos que probablemente no provengan del presupuesto nacional o de la cooperación internacional. Por ejemplo, alianzas público privadas en las que a iniciativa de un proveedor se diseñe y ponga en marcha una de estas plataformas, que recupere el costo de su inversión a través de los servicios “premium” que solo paguen quienes puedan hacerlo (por ejemplo, para manejar procesos desde la comodidad de su oficina).

También se impone explorar alianzas complementarias con instituciones académicas y de sociedad civil que puedan aportar sus recursos de conocimiento y personal a la construcción de soluciones TIC apropiadas a las necesidades de cada región.

Durante la II Conferencia internacional sobre TIC, Justicia y Derecho, que se realizará en la Universidad Javeriana el próximo 1º de agosto, junto con la Facultad de Ciencias Jurídicas, el Centro de Estudios de Derecho y Tecnología de esa institución, Legis y Certicámara, se presentará la experiencia del proyecto “Despacho Judicial XXI”, patrocinado por el Centro Nacional de Cortes Estatales de Estados Unidos y la Facultad de Derecho del College of William & Mary. Durante más de 20 años, esta iniciativa ha proporcionado apoyo a jueces, administradores de tribunales, expertos en tecnología para la justicia y abogados en ejercicio para probar soluciones tecnológicas disponibles en el mercado y potencialmente utilizables en los tribunales.

El proyecto parte del principio de que las TIC cambian sin cesar y que es necesario que la comunidad jurídica se adapte a ese cambio, para lo cual ha desarrollado un programa de tribunales afiliados a los que se apoya en la búsqueda de soluciones adaptadas a sus necesidades, de modo que no “reinventen la rueda”. También tiene su proyecto de información sobre tribunales que facilita el acceso a los datos relevantes sobre el “estado del arte” de las TIC para la justicia y el Derecho. Esta experiencia puede ser especialmente relevante para Colombia en la búsqueda de soluciones creativas para los de más de 5.000 despachos judiciales que sirven a casi 50 millones de ciudadanos. Solo así, con creatividad, se podrá pasar del sueño a la realidad.