Ante la inquietud al Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) sobre si los libros contables de las notarías deben estar en formato físico y sellados por la DIAN, esta autoridad aclaró que el artículo 12 del Decreto 805/13 establece que los libros registrados en medios electrónicos son admisibles como medios de prueba.

También citó un concepto de la Superintendencia de Sociedades (220-121540) que indicó que los libros de contabilidad pueden ser llevados en archivos electrónicos y su almacenamiento debe garantizar que la información sea completa e inalterada. Además, la conservación de la información financiera puede realizarse directamente o a través de terceros.

Así, los archivos pueden ser físicos o llevarse en medios electrónicos, pero en cualquier caso debe garantizarse que la información sea completa e inalterada. Adicionalmente, se debe tener en cuenta que es obligación conservar la documentación societaria por un periodo de 10 años.

En consecuencia, la información que reposa en el software contable relacionada con los libros oficiales de la entidad debe ser conservada en un medio magnético alterno o en un respaldo de seguridad y la responsabilidad sobre su conservación y custodia recae en la administración.

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