Soportes contables no requieren estar impresos para obtener la información necesaria y tener validez legal probatoria

De acuerdo con lo previsto en la Ley 527 de 1999, los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta. De lo expuesto, concluye el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, los documentos, comprobantes y soportes contables no requieren necesariamente estar impresos en papel para obtener la información necesaria a que se refieren y tener la validez legal probatoria requerida.

El artículo 6 de la mencionada ley señala que cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito este requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, siempre y cuando la información que el mismo contiene sea accesible para su posterior consulta. Lo anterior aplica tanto si el requisito es una obligación como si se prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito.

Así mismo, el artículo 9 indica que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra si ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso.

Por su parte, el artículo 10 dispone que los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba. En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de mensaje de datos, por el solo hecho que ser un mensaje de esta naturaleza o en razón de no haber sido presentado en su forma original.

Por último, el artículo 12, sobre conservación de mensajes de datos y documentos, señala que cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados se deberán cumplir las siguientes condiciones:

(i) Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

(ii) Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida.

(iii) Que se conserve toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido o producido el documento.