Los comerciantes en general tienen la obligación de conservar sus libros y la documentación correspondiente, en papel o por cualquier medio que facilite la ley y que garantice su reproducción exacta, por un periodo mínimo de 10 años, término a partir del cual cesa la obligación y, por lo tanto, nada obsta para proceder a su destrucción. Sin embargo, indicó el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, ello no impide que la entidad decida guardar una copia escaneada o usar cualquier medio electrónico que permita su reproducción para compilar en un archivo digital toda su documentación contable por un término que exceda el ciclo de 10 años. Así las cosas, es potestad de cada entidad proceder con la destrucción de los documentos culminado el término en mención, por lo que se sugiere involucrar el apoyo de un especialista de archivo o gestión documental que evalué y clasifique la información para determinar si la misma requiere mantenerse o no en papel por un periodo mayor.