Documentos expedidos por cónsules tienen los mismos efectos que los expedidos en notarías

La Superintendencia de Notariado y Registro expidió la Circular 532, para instruir acerca de la validez de los documentos reconocidos, autenticados o expedidos por y ante los cónsules de Colombia en el exterior, y la necesidad o no de adelantar sobre estos el trámite de apostilla.

Según explica la entidad, los documentos expedidos por los cónsules colombianos en el exterior tienen los mismos efectos que producen los documentos expedidos en notarías del territorio colombiano y, por lo tanto, sobre estos no procede ni la solicitud, ni la exigencia de un trámite adicional, como lo es la apostilla para que sean plenamente válidos ante los despachos notariales.

Así las cosas, la superintendencia hizo un llamado a los notarios del país para que se acojan a la normativa vigente en la materia, previo a la negación o prestación del servicio cuando los usuarios se acerquen con documentos autorizados ante cónsul que cumplan con todos los requisitos. (Lea: Estas son las modificaciones que se realizarían en materia de apostillas)

Es importante mencionar que los cónsules son autoridades colombianas en el extranjero, que tienen además dentro de sus funciones la de actuar en calidad de notarios, de tal manera que los documentos que son expedidos o autorizados por estos producen los mismos efectos que si hubieran sido otorgados ante un notario en el territorio nacional.

Por tanto, los documentos otorgados ante cónsul también deben ser digitalizados y consignados en el repositorio especial creado para tal efecto en la Ventanilla Única de Registro – VUR, para consultarlos, generar alertas y observaciones sobre los mismos. (Lea: Regulan convalidación de estudios parciales hasta bachillerato realizados y otorgados en el exterior)

Así mismo, el Decreto 2106/19 estableció que cuando se cuente con un documento otorgado ante cónsul no deberá exigirse de manera obligatoria el original de los documentos, y los usuarios podrán adelantar los trámites correspondientes, con la copia expedida de los mismos, por lo que las autoridades deberán consultar los sistemas de información dispuestos por el Ministerio de Relaciones Exteriores para tal fin.