El requisito de comprobación del origen, fecha y hora en que fue enviado un mensaje, en los términos del artículo 12 de la Ley 527 de 1999, relacionado con la conservación de los mensajes de datos y documentos, se refiere a que la información pueda determinarse, es decir, comprobarse de manera clara y precisa la fecha y hora en que el mensaje o el documento fue enviado o recibido por el destinatario respectivo.

Así las cosas, indicó la Superintendencia de Sociedades, corresponde a la sociedad en cada caso particular establecer con las personas encargadas de manejar un programa determinado si con su aplicación se garantiza debidamente el cumplimiento de dicha exigencia legal o si para ese fin es necesario adoptar otras medidas, asunto que podrá ventilarse ante la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con las competencias asignadas en la materia.

Otro de los requisitos previstos en la norma se relaciona con que la información que contengan los mensajes de datos sea accesible para su posterior consulta y que se conserve en el formato en que se haya generado, enviado o recibido, o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información.

No estará sujeta a la obligación de conservación la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.

Supersociedades, Concepto 220-210782, Dic. 6/16

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