NUEVA TESIS: Empleador debe acreditar cuantía y destinación específica de los viáticos

De acuerdo con el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo, los viáticos permanentes por alojamiento y manutención tienen incidencia salarial, y de acuerdo con pronunciamientos anteriores, la Corte Suprema de Justicia había establecido que el trabajador era quien tenía la carga de probar no solo la causación de los viáticos sino también su cuantía, a fin de que sus pretensiones tengan éxito.

Sin embargo, en una reciente sentencia la Sala Laboral replanteó el tema e indicó que si bien el trabajador tiene la carga de demostrar la causación regular de viáticos, esto es, que durante la relación de trabajo devengó viáticos habitualmente, para evaluar la incidencia salarial es el empleador quien debe correr con la carga de acreditar su cuantía y destinación específica.

El alto tribunal argumentó esta tesis con cuatros razones:

En primer lugar, y de forma similar a lo que ocurre con las horas extras, precisó que los empleadores tienen el deber de especificar los viáticos, lo que supone la obligación de llevar un registro y certificarlos a sus trabajadores, indicando su monto y destinación, así como de conservarlo de un modo en que se asegure su veracidad, certeza, precisión e integridad de su contenido, con el objetivo de que exista total transparencia en su gestión.

En segundo lugar, es el empleador quien tiene en su poder la documentación contractual, contable y financiera, como lo son los contratos, las facturas, los comprobantes de pago, etc, que soportan la causación de los viáticos.

En tercer lugar, dictaminó que no sería entendible que una empresa no cuente con los soportes de los costos de sus operaciones y en el hipotético caso de que no los tenga ello significaría que no lleva en debida forma su información contable y financiera.

En cuarto lugar, concluyó que en esta materia existe una asimetría en la relación laboral en el acceso a la información de los viáticos, dado que las empresas están en una posición jurídica y económica que les asegura el acceso directo, inmediato y exclusivo a dicha información, bien sea porque en el marco de los convenios con hoteles, restaurantes o empresas de transporte la facturación debe ser remitida a ellos o ya sea porque los propios trabajadores deben entregar los soportes originales de sus gastos a las empresas.

Por consiguiente, es razonable que los empleadores tengan la carga de acreditar el cumplimiento de sus obligaciones, aportando al proceso la documentación que así lo acredite, pues lo contrario implicaría concederles una ventaja probatoria derivada de una inobservancia de sus obligaciones laborales o, si se quiere, beneficiarlos de su propia incuria.

Finalmente, se indicó que cuando los empleados de la empresa están imposibilitados para acceder a los soportes de los viáticos se compromete su derecho fundamental a la prueba (M. P.: Iván Mauricio Lenis Gómez).

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