El empleador debe custodiar la información de sus trabajadores, aunque ya no exista relación laboral vigente

En el Código Sustantivo de Trabajo no existe regulación alguna sobre el tiempo que, después de terminar la relación laboral, las organizaciones privadas tienen la obligación de archivar o mantener los comprobantes de pago del salario efectuado al empleado, precisó el Ministerio del Trabajo.

No obstante, la Corte Constitucional, en Sentencia T-926 del 2013, recordó que, de acuerdo con el numeral 7 del artículo 57, el empleador debe entregar al trabajador que lo solicite a la expiración del contrato una certificación en la que conste el tiempo de servicio, la índole laboral y el salario devengado, obligación que debe ser entendida como imprescriptible.

Así las cosas, el empleador tiene la obligación de custodiar la información laboral de sus trabajadores, aun cuando ya no exista relación laboral vigente, pues esta obligación por parte del empleador, según lo previsto por la Corte, debe ser entendida como un derecho del trabajador que no prescribe.

Es decir, sin importar el tiempo transcurrido desde la desvinculación del trabajador hasta el día en que solicite la certificación laboral tiene derecho a que su empleador le expida los documentos que requiera sobre su historia laboral. Así mismo, se entiende que dichos documentos podrán aportarse como prueba por parte del trabajador o del empleador, según sea el caso, al suscitarse una reclamación laboral.   

De otra parte, señaló la entidad, el derecho a la libertad de la empresa le da al empleador la potestad para ejercer, dentro de los límites legales, el control y dirección de la misma, con autoridad para estipular que la entrega  de elementos de protección personal a los trabajadores pueda corroborarse a través de firma electrónica, que demuestre inequívocamente el cumplimiento de la obligación.

Por lo tanto, siempre que la firma electrónica cumpla con los parámetros legales se entenderá que la misma tiene un reconocimiento jurídico, independientemente de la tecnología utilizada, y que los documentos en forma de mensaje de datos que con ella se expidan se presumen auténticos.

Mintrabajo, Concepto 8334, Jul. 4/20.