A propósito del coronavirus, ¿deben realizarse asambleas generales?

Ante la declaratoria de emergencia sanitaria por parte del Gobierno y la adopción de rigurosas medidas para reforzar la fase de contención del coronavirus o covid-19, y teniendo en cuenta que una de ellas fue prohibir eventos de más de 500 personas, surge la duda de si es prudente o no la realización asambleas generales de copropietarios o asambleas ordinarias de accionistas o juntas de socios.

Sobre el tema, la Superintendencia de la Economía Solidaria indicó que no es competente para pronunciarse respecto a la suspensión, cancelación o no realización de las asambleas generales próximas realizarse, ya que son las organizaciones las que tienen la competencia para adoptar cualquier medida, eso sí, debidamente soportadas:

1. Evaluar y restringir el viaje de asociados o delegados a ciudades donde se hayan confirmado casos infecciosos de coronavirus.

2. Adoptar prácticas basadas en recomendaciones de las autoridades.

3. Realizar la convocatoria a una asamblea general ordinaria no presencial.

4. Atender el procedimiento y la competencia para efectuar la convocatoria a asamblea general ordinaria en la forma y términos previstos en los estatutos, por no realizarse la asamblea dentro del plazo establecido en la ley o por considerar que no fue posible su realización por hechos sobrevinientes o irresistibles que configuraron un caso fortuito o fuerza mayor.

Por otra parte, la superintendencia considera que las organizaciones solidarias deben promover y buscar la mayor efectividad en las medidas de prevención y conservación de la salud de todos sus asociados e integrantes.

Dicha circular va dirigida a los representantes legales, miembros de los consejos de administración y/o juntas directivas, revisores fiscales, asociados y demás integrantes de las organizaciones de la economía solidaria.

Por otro lado, para evitar contagios durante las asambleas de edificios, Fedelonjas sugiere que los administradores y consejos de administración de las copropiedades revisen su situación particular (número de copropietarios, instalaciones, etcétera) y evaluar la viabilidad de realizar las asambleas de manera virtual, de conformidad con lo establecido en la Ley 675 del 2001, para lo cual es fundamental evaluar con detalle el presupuesto de la copropiedad y si la capacidad de gestión y logística lo permite.

Conozca los aspectos a tener en cuenta cuando utiliza las nuevas tecnologías en las asambleas de copropietarios de una propiedad horizontal.
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— FEDELONJAS (@FEDELONJAS) March 10, 2020

También sugiere, si la asamblea es presencial, plantear a los copropietarios otorgar poderes a personas de su confianza para disminuir el número de asistentes.

Adicionalmente, resalta la importante necesidad de seguir las recomendaciones y medidas preventivas comunicadas por el Ejecutivo, difundiéndolas de manera efectiva por diversos medios (correos, avisos, etcétera) a todos los propietarios, y en general a toda la comunidad.

En todo caso, se señalan algunas específicas para las asambleas de copropietarios, si se decide realizarlas de manera presencial:

1. Dada la importancia de reunir el cuórum necesario para tomar ciertas decisiones de fondo y de carácter económico, las copropiedades pueden promover la asistencia mediante delegados con poder.

2. En la convocatoria, o como un refuerzo, solicite a los copropietarios que han viajado o tenido contacto con personas provenientes de países con altas tasas de contagio dar poder a una persona de su confianza para ejercer sus derechos.

3. Habilite los baños y lavamanos de la copropiedad y disponga de líquidos antibacteriales y/o jabones para que los asistentes puedan lavarse las manos frecuentemente.

4. Se recomienda que la asamblea sea corta, dinámica y la presentación sencilla y agradable, e impedir que las discusiones se alarguen.

5. También se sugiere entregar de manera previa las cifras y los estados financieros, para que cada copropietario o su apoderado pueda llegar totalmente informado a tomar las decisiones.

6. Invitar a los copropietarios a acercarse de manera previa a la oficina de administración a aclarar sus dudas, para que las asambleas se desarrollen con tranquilidad y puedan centrarse en los temas realmente relevantes.

Finalmente, Supersociedades indicó que también prepara un pronunciamiento sobre el tema, dado que, según el artículo 422 del Código de Comercio, las sociedades mercantiles deben realizar, mínimo, una reunión ordinaria al año, de acuerdo con las fechas estipuladas en los estatutos y, en ausencia de estas, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio contable.