Imparten directrices para fomentar el lenguaje claro desde las entidades públicas hacia la ciudadanía

El Departamento Administrativo de la Función Pública anunció la expedición de la circular que contiene las directrices para fortalecer la implementación y uso de lenguaje claro en entidades del país.

La circular está dirigida a entidades y organismos de la Rama Ejecutiva de los niveles nacional y territorial, es decir, tanto departamentales como municipales y cobija también a particulares que realizan labores de tipo público o administrativo.

Las orientaciones están divididas en directrices estratégicas; de capacitación, de simplificación, de medición y seguimiento; de comunicación y difusión, así como de atención y servicio al ciudadano.

Estratégicas

Capacitación

1. Promover e incorporar ejercicios de capacitación o formación en materia de lenguaje claro en el Plan Institucional de Capacitación (PIC), garantizando su abordaje en las jornadas de inducción y reinducción

En ese sentido, el DAFP recomienda los cursos de lenguaje claro ofrecidos por el Departamento Nacional de Planeación (DNP), disponible en: https://escuelavirtual.dnp.qov.co/ y del Instituto Caro y Cuervo, disponible en https://www.caroycuervó.qov.co/Cursos/Dlplonhado/, de acuerdo con las necesidades y posibilidades de las entidades, sus servidores y contratistas.

Simplificación:

1. Diseñar ejercicios o herramientas de diagnóstico de las características, necesidades y expectativas ciudadanas que permitan identificar y priorizar información o documentos de alto interés, para su posterior análisis y simplificación.
2. Generar espacios de participación o colaboración con ciudadanos, usuarios y grupos de valor, así como con los servidores públicos, para analizar, simplificar y rediseñar documentos complejos, a partir de los resultados del punto anterior, es decir, realizar "laboratorios de simplicidad", de tal manera que las personas puedan comprender estos documentos sin recurrir a intermediarios o expertos en la materia.
3. Contar con formatos o versiones que garanticen su comprensión por parte de grupos étnicos, extranjeros y personas funcionalmente diversas (infografías, videos, etc.) que permitan un mayor alcance e inclusión de la oferta institucional, respetando, entre otros, los derechos lingüísticos establecidos en la Ley 1381 del 2010.
4. Simplificar la información compleja relacionada con trámites y procedimientos (descripciones, requisitos o pasos, canales, formularios, etc.) y estandarizarla, para que la información registrada en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT) esté actualizada y simplificada, y como una contribución a la Política de Racionalización de trámites.

Medición y seguimiento:

1. Diseñar mecanismos de retroalimentación ciudadana sobre los contenidos institucionales que permitan identificar qué tan claros, concretos y comprensibles fueron los mensajes, y, a partir de allí, realizar las acciones de simplificación necesarias.
2. Realizar monitoreo continuo sobre la implementación de acciones de lenguaje claro para fortalecer la transparencia en la gestión pública, la participación ciudadana y la mejora del servicio.

Comunicación y difusión:

1. Diseñar mecanismos de retroalimentación ciudadana sobre los contenidos institucionales que permitan identificar qué tan claros, concretos y comprensibles fueron los mensajes, y, a partir de allí, realizar las acciones de simplificación necesarias.
2. Garantizar la publicación de contenidos y diseños sencillos, de fácil comprensión y usabilidad para los diferentes grupos de valor en los sitios web o plataformas virtuales de las entidades, teniendo en cuenta los lineamientos del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, por ejemplo, los previstos en la Resolución 1519 del 2020.
3. Realizar informes de rendición de cuentas en lenguaje comprensible para la ciudadanía, en cumplimiento de los artículos 49 y 50 de la Ley 1757 del 2015.
4. Incorporar el lenguaje claro en la estrategia de comunicación interna y de cara a la ciudadanía, para optimizar el diseño, difusión y usabilidad de contenidos institucionales y facilitar su comprensión y aprovechamiento.

Atención y servicio al ciudadano:

1. Contar con formatos de respuesta a peticiones, quejas, reclamos o solicitudes ciudadanas sencillos y de fácil comprensión que garanticen respuestas oportunas, precisas, claras y útiles. 
2. Promover y reconocer prácticas internas de lenguaje claro para que servidores públicos y contratistas presten un servicio de calidad en los diferentes canales y puntos de atención.
3. Incorporar prácticas de lenguaje claro en los diferentes canales (presencial, virtual y telefónico) y escenarios de relacionamiento, entendiendo que, para constituir una efectiva comunicación pública, se requiere transformar la cultura del servicio en todas sus expresiones, lo que incluye la comunicación verbal y no verbal.

Además, la norma destaca la urgencia de implementar el lenguaje claro para simplificar la información compleja relacionada con trámites y procedimientos con los que se enfrenta el ciudadano y recomienda la publicación tanto de contenidos como diseños sencillos en los sitios web o plataformas digitales de las entidades.