La obtención y conservación de los documentos que soportan cada operación de comercio exterior es parte de la obligación aduanera en la importación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1165 del 2019, indicó la Dian.

Por lo tanto, cuando el importador otorga mandato aduanero a la agencia de aduanas para que, en su nombre, adelante los trámites aduaneros, el usuario aduanero tiene el deber de conservar la declaración de importación y documentos soporte, según lo dispuesto en el artículo 51 del citado decreto, sobre obligaciones de las agencias de aduanas.

Por su parte, agregó la entidad, el parágrafo 6 del artículo 177 dispone que el declarante debe conservar los originales de los documentos soporte por un término de cinco años, contados a partir de la fecha de presentación y aceptación de la declaración de importación, los cuales deberá poner a disposición de la autoridad aduanera cuando esta así lo requiera.

El importador puede actuar directamente ante las autoridades aduaneras, por cualquier cuantía, para adelantar los trámites aduaneros inherentes al régimen, modalidad u operación aduanera de que se trate. En este evento, adquiere la condición de declarante y, por lo tanto, se le impone la obligación de conservar los documentos soporte y los recibos oficiales de pago en bancos.

En lo que concierne a la forma como deben conservarse los documentos soporte, el artículo 12-1 de la Resolución 46 del 2019 dispone que, cuando se trate de la conservación de documentos electrónicos, se deberá mantener en un medio de almacenamiento igual que garantice su seguridad y conservación. Los documentos físicos podrán conservarse en medio físico o digitalizado.