¿Falta de acceso al expediente electrónico configura interrupción del proceso?

El Tribunal Superior del Distrito Judicial de Medellín declaró la nulidad de todo un trámite adelantado en segunda instancia al encontrar que el expediente fue remitido en forma incompleta, sin índice electrónico e integrado de forma incorrecta.

Precisó que, según indica el ‘‘Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente’’, contenido en los artículos 21 y 33 del Acuerdo PCSJA20-11567 y el Anexo 1 de la Circular PCSJC21–6 del Consejo Superior de la Judicatura, la correcta formación y archivo de los procesos gestionados electrónicamente requiere el seguimiento estricto de un conjunto de pasos que aseguren su integridad, fiabilidad y autenticidad.

Conforme a la regulación citada, los pasos para introducir un documento son:

a) Recibir el mensaje de datos.

b) Guardar en formato PDF el archivo del correo.

c) Nombrar el archivo guardado con una estructura estandarizada y simple según el sistema de identificación regulado por el protocolo.

d) Almacenar el archivo en el expediente, el cual debe estar en alguno de los repositorios designados por el Consejo Superior de la Judicatura (actualmente OneDrive, SharePoint, Azure).

e) Diligenciar los metadatos de los documentos incorporados en el expediente digital en el índice electrónico o ‘‘archivo 00.’’

De los pasos anteriores debe resaltarse que el archivo de la comunicación electrónica recibida es importante porque contiene la información de contexto del mensaje (asunto, dirección del destinatario/remitente, fecha y hora del mensaje, copias enviadas a otros destinatarios, archivos adjuntos), información que es necesario incluir en el plenario, por ser la que da cuenta de los metadatos relevantes que contribuyen a garantizar los atributos del documento.

También tiene relevancia el correcto nombramiento de los documentos, puesto que ello facilita la organización y consulta del plenario, tanto por las partes como por los demás revisores del expediente.

En el evento de que los mensajes de datos tengan anexos, a estos documentos debe realizárseles un procedimiento similar al descrito en precedencia:

a) Se descarga el anexo.

b) Se comprueba si está en alguno de los formatos estándar definidos en el protocolo, en caso de ser posible se convierte a uno de estos o se le informa al memorialista para que haga los ajustes pertinentes según el tipo de contenido.

c) Una vez el archivo está convertido o remitido a los formatos estándar este se renombra, incluye en el expediente dentro del repositorio escogido y se indiza en el ‘‘archivo 00’’.

Cuando se practican audiencias o cualquier otra diligencia debe quedar una copia permanente en el expediente y otra temporal en el archivo del juzgado.

El archivo digital contentivo de la audiencia debe surtir el mismo proceso de alistamiento e incorporación descrito. En ese sentido, si bien el enlazamiento a repositorios centralizados puede servir de sustituto para la copia temporal que debe llevar el estrado de instancia, no suple la obligación de dejar una copia de la diligencia en el expediente, en la forma dispuesta en el protocolo.

La correcta ejecución de todos los pasos contemplados en el protocolo asegura la autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad y unicidad del expediente, al asociar las múltiples carpetas y documentos creados, con las actuaciones ejecutadas en la instancia, porque ello resulta fundamental en el trámite posterior del proceso, en particular en sede de apelación, donde debe realizarse un examen integral a efectos de determinar si la actuación se surtió en la forma prevista por el legislador.

Por ello, el tribunal ordenó devolver el proceso al juzgado de origen para que haga la comprobación de integridad del expediente, verificando que estén incluidas todas las actuaciones físicas y/o digitales realizadas en forma física o digital y adecúe el proceso a lo previsto en el anexo 1 de la Circular PCSJC21–6 del Consejo Superior de la Judicatura, integrando la totalidad de actuaciones al repositorio digital y al índice electrónico, en especial las audiencias practicadas dentro del asunto o haciendo las diligencias para reconstruir el expediente (M. P.: Nattan Nisimblat Murillo).

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