Reunión del máximo órgano social o de junta directiva puede ser presencial, no presencial o mixta

En reciente concepto, la Superintendencia de Sociedades aclaró la vigencia del Decreto 398 del 2020, en lo referente al desarrollo de las reuniones no presenciales de juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas.

De acuerdo con esta norma, que adicionó el Decreto 1074 del 2015 (DUR del Sector Comercio, Industria y Turismo), una sociedad y en general todas las personas jurídicas pueden escoger si la reunión del máximo órgano social o de junta directiva será presencial, no presencial o mixta.

🚨 ¡Importante! Aunque finalice la emergencia sanitaria, el Decreto 398 de 2020 continua vigente y permite la realización de reuniones no presenciales de asambleas, junta de socios y juntas directivas. pic.twitter.com/BvWT2EX8Ra

— Supersociedades (@SSociedades) July 19, 2022

Así las cosas, cuando se determine en la convocatoria que la reunión será mixta, es decir, algunos de sus participantes asistirán físicamente y otros de manera virtual, es preciso tener en cuenta, entre otros factores, los siguientes:

(i) Las reglas en materia de convocatoria, cuórum y mayorías previstas en la ley o los estatutos.

(ii) La convocatoria deberá señalar los medios tecnológicos que serán utilizados para la participación virtual y la manera en la cual accederán a la reunión los asociados, apoderados o miembros de la junta directiva, sin perjuicio de las instrucciones para quienes asistan físicamente.

(iii) El representante legal deberá verificar la identidad de las personas que asistan virtualmente, con el fin de garantizar que, en efecto, se trate de los socios, apoderados o miembros de junta directiva, según el caso.

(iv) Adicionalmente, el representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre el cuórum requerido para el inicio de la reunión y que el mismo se mantenga durante su desarrollo y hasta su culminación.