Corresponde a la administración de la sociedad conservar los libros y papeles de la compañía y, en caso de pérdida, extravío o destrucción, la reconstrucción de los mismos y, en particular del libro de registro de socios o accionistas, seguir los lineamientos establecidos en el artículo 18 del anexo 6 del Decreto 2270 del 2019.  

De acuerdo con esta norma, los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis meses siguientes al evento, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y demás documentos que se consideren pertinentes.  

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros, indicó la Superintendencia de Sociedades. 

Así las cosas, es indispensable que la administración de la sociedad conserve toda la documentación necesaria que le de soporte a las diversas operaciones y registros que el ente jurídico desarrolle a lo largo de su existencia, entre los cuales deben estar los nombres de las personas, naturales o jurídicas, que han formado parte del capital social. 

En el evento de extraviarse los libros, para efectos de la consulta el de registro de socios, y que este no pueda reconstruirse, tal circunstancia podría constituir una presunta conducta negligente de la administración, al no haber guardado debidamente los soportes correspondientes, situación que deberá analizarse en cada caso particular.