¿Qué pasa si el administrador pierde la custodia del libro de actas?

Corresponde al administrador la custodia de los libros de comercio en los que conste toda la actividad de la sociedad y, en virtud de ello, conservarlos en su poder y estar muy atento a su diligenciamiento, siendo responsable ante los socios, el ente y terceros por la integridad y veracidad de la información.  

Por lo tanto, indicó la Superintendencia de Sociedades, si por cualquier circunstancia el administrador pierde la custodia de los libros, incluyendo el libro de actas, debe proceder a denunciar su pérdida, extravío o destrucción y a reconstruirlo en el menor tiempo posible.

En este evento, es necesario inscribir luego los documentos o actas que contengan hechos posteriores al acontecimiento que obligó a la reconstrucción, dejando todas las observaciones que correspondan en relación con los mismos. (Lea: Asentar las actas en el libro correspondiente implica ponerlas por escrito para que consten).

Si el extravío del libro de actas se produce por el accionar doloso de alguno de los socios o de terceros que quieran perjudicar a la sociedad, a los socios o, inclusive, a otros, se debe formular la respectiva denuncia penal.

Finalmente, señaló la entidad, si la reconstrucción del libro de actas no es posible, en el informe de su gestión el administrador puede dejar constancia de ello y proceder a la entrega formal de las actas y documentos que no hayan sido incorporados.

(Supersociedades, Concepto 220-96461, jul. 9 – 18)