La Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado en varias ocasiones acerca del uso de medios técnicos para la grabación sonora o audiovisual de lo ocurrido en las reuniones del máximo órgano social, lo que permite concluir que los mismos son permitidos.

Dichas consideraciones de la entidad, a su vez, ponen de presente que las disposiciones legales pertinentes no hacen ninguna mención de si los socios pueden o no, en forma individual y en desarrollo de su derecho a participar en las deliberaciones sociales, documentar lo que ocurre en dichas reuniones, en virtud del contrato del cual son parte.  

Así las cosas, al no existir restricción legal, la asamblea o junta de socios es autónoma en decidir si autoriza o no el uso de los sistemas o herramientas que considere idóneos para documentar las reuniones, en el entendido que ello permita tener mayores elementos probatorios sobre lo sucedido.

No obstante, sin perjuicio de la grabación de la reunión, el presidente y el secretario deberán elaborar el acta correspondiente, en la que se exprese el lugar, fecha y hora, clase de reunión, convocatoria, entre otros datos, la cual debe ser aprobada y suscrita por quienes tienen ese mandato.

Es obligación de las personas que haya designado la asamblea o del presidente y secretario de la reunión levantar, aprobar y firmar el acta, en la que harán constar lo ocurrido en la misma.

A falta de firma del presidente o secretario, la misma puede ser suscrita por el revisor fiscal, si lo hubiere, en virtud de lo dispuesto en el artículo 431 del Código de Comercio. En caso contrario, le corresponderá a la asamblea levantar el acta y aprobarla o delegar este aspecto.

Por último, recordó la superintendencia, para la resolución de conflictos societarios, diferencias que ocurran entre los accionistas o entre estos y la sociedad puede hacerse uso de las facultades jurisdiccionales, de acuerdo con el Código General del Proceso.        

Supersociedades, Concepto 220-122882, Jun. 21/17

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