Actas de la sociedad no pierden validez por el paso del tiempo

Las actas son documentos que dan cuenta del acaecimiento de los hechos en los órganos de dirección y administración del ente societario, sin efecto declarativo o constitutivo, sino meramente probatorio, indicó la Superintendencia de Sociedades.

El nivel de detalle de las deliberaciones estará dado por la prudencia y finalidad del acta, que no es otra que dejar constancia histórica de todo lo tratado en la respectiva reunión, con la claridad y precisión suficientes, de manera que en un futuro próximo o remoto dicho documento resulte idóneo y suficiente para despejar eventuales dudas o las razones que determinaron una decisión.  

De acuerdo con el Código de Comercio, lo ocurrido en las reuniones se hará constar en actas, suscritas por el presidente y secretario de la asamblea o, en su defecto, por el revisor fiscal, las cuales se encabezaran con su respectivo número y contendrán, por lo menos, lugar, fecha y hora; número de acciones suscritas; lista de asistentes; asuntos tratados y decisiones adoptadas.

En cuanto a las reuniones no presenciales de la asamblea o junta de socios por comunicación simultánea o sucesiva, la Ley 222 de 1995 indica que las actas deben elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los 30 días siguientes a aquel en el concluyó el acuerdo, so pena de ineficacia.  

Si las actas satisfacen las reglas mencionadas para su elaboración gozan de plena validez y efectos jurídicos de carácter permanente, como quiera que no existe norma alguna que limite su validez en el tiempo, sin que sea viable extender a las mismas los efectos de la prescripción extintiva regulada en la ley sustancial ni acudir a otro tipo de normas para establecer limitaciones a su vigencia no consagradas expresamente.

En todo caso, precisó la entidad, para efectos probatorios es importante que tanto las actas como el libro que las contiene no presenten alteraciones, intercalaciones, adiciones, interlineaciones, raspaduras, enmendaduras, borrones o espacios en blanco, pues en este caso carecerían de todo valor legal.  

Supersociedades, Concepto 220-72661, Jul. 09/19.