La simplificación y racionalización de trámites a través de medios electrónicos

Erick Rincón Cárdenas

Gerente Unidad de Información y Soluciones de Legis

Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) influyen en una nueva concepción del sector público y del sector privado indistintamente. En tal sentido, se han modificado ostensiblemente los paradigmas que gobernaban las formas de vida, la gestión de las entidades y empresas y los retos de cobertura de servicio, y existe una necesidad imperativa de estar presente en la red, no solo de manera informativa, sino transaccional, lo que nos ubica en un nuevo panorama del cual Colombia no se puede abstraer.

Dentro de este marco, se encuentra el uso de las TIC por parte de la administración pública, lo que genera el denominado “Gobierno en Línea” o “Gobierno Electrónico”, bajo la perspectiva de la prestación de los servicios y realización de trámites de la administración con sus usuarios, a través de medios electrónicos.

El objetivo de la estrategia de Gobierno en Línea es contribuir con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo, y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a través del aprovechamiento de las TIC, como un canal que debe garantizar la misma validez jurídica y probatoria que los medios tradicionales.

Con ocasión de la Ley 962 del 2005, del Capítulo 3º de la Ley 1437 del 2011 y del Decreto-Ley 019 del 2012, la administración electrónica se puede definir como una nueva forma de gestión pública, basada en el uso interactivo de las TIC (internet), con el doble objetivo de la prestación de mejores servicios para ciudadanos y empresas, así como el fortalecimiento de los procesos internos de las organizaciones públicas.

La administración electrónica implica el uso de internet para el desarrollo de servicios públicos rápidos e interactivos. Esta acepción incluye dos aspectos complementarios. Por un lado, los ciudadanos están bien informados y bien atendidos (e-goverment services). Por el otro, pueden participar activamente en los procesos públicos; este segundo aspecto nos lleva al concepto de democracia electrónica (e-democracy processes).

La administración electrónica abarca todo tipo de servicio, en cualquier momento, 24 horas al día y 7 días a la semana (24X7), desde cualquier lugar, y a través de multitud de dispositivos de acceso, tales como el ordenador, el teléfono móvil, televisión digital, PDA, etc.

Cada vez una mayor cantidad de organizaciones y entidades públicas muestran un impulso decidido por lograr una “administración electrónica”; sin embargo, y a pesar de la expedición hace más de tres años de los instrumentos normativos arriba descritos, se nota con preocupación la ausencia de sedes electrónicas en buena parte de las entidades públicas, siendo su implementación más una excepción.

Beneficios

Las líneas de actuación fundamentales de cualquier proyecto de administración electrónica se apoyan en tres elementos esenciales:

• El acceso público de los usuarios a los servicios.
• La reorganización interna de la propia administración.
• El intercambio de información entre la administración. 

La administración electrónica va más allá de un simple servicio telemático, y se sustenta en dos pilares fundamentales: la seguridad, proporcionada por las infraestructuras técnicas, y la validez jurídica, impulsada por un desarrollo normativo paralelo. Sus principales beneficios son los siguientes:

- Recorte de gastos. Con el ahorro de papel derivado de envíos y almacenamientos se reducen drásticamente los costos del proceso.

- Agilidad en la tramitación. Los diferentes pasos de un trámite se pueden realizar en pocos minutos y cómodamente, sin necesidad de desplazamiento alguno.

- Ahorro de espacio. Los documentos generados pueden ser almacenados fácilmente en medios magnéticos u ópticos.

- Procedimiento seguro. Mediante el empleo de certificados y firmas digitales, se garantiza en todo momento la autenticidad, la integridad y el no repudio de los documentos.