La magistrada que hizo del expediente electrónico una realidad

En tiempos en que la Rama Judicial aspira a concretar la universalización del expediente electrónico, la magistrada del Tribunal Administrativo del Magdalena María Victoria Quiñones brinda en su despacho la posibilidad que el usuario judicial vigile todas las etapas de los procesos sin necesidad de acudir a mecanismos presenciales.

 

Esta jurista se ha convertido en pionera de los programas de capacitación tecnológica de la Rama Judicial, tras la puesta en marcha de esta plataforma electrónica, que es financiada por ella misma. El éxito de la iniciativa la ha hecho acreedora de reconocimientos por parte del Consejo de Estado y de la Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla (EJRLB).

 

ÁMBITO JURÍDICO: ¿Qué problemas de acceso a la administración de justicia la motivaron a emprender esta iniciativa?

 

María Victoria Quiñones: Como fui litigante toda mi vida, soñaba con tener mecanismos que permitieran hacerles seguimiento permanente a los procesos; saber, en tiempo real, cuándo se presentaba una actuación. Actualmente, el problema radica en que, cuando los despachos hacen sus estados, la parte solo ve, por ejemplo, el auto en el que se inadmite la demanda, y eso obliga a quien está en otra ciudad a trasladarse al lugar donde funciona el despacho, pedirle a otra persona que saque la respectiva copia, esperar a que se la envíe, pagarle a un dependiente judicial y que se lo remita por correo físico. Nosotros combinamos esos estados, al ponerles un hipervínculo, de tal forma que se pueda verificar el auto en línea y subsanar, de la misma manera, por correo electrónico.

 

Á. J.: ¿En cuánto tiempo se redujeron los tiempos?

 

M. V. Q.: Se redujo casi en el 60 %. Donde estaba el obstáculo era en las notificaciones y en las pruebas, pues la ley era muy restrictiva. Lo que tuvimos que hacer fue celebrar convenios, aprovechando el principio de equivalencia funcional, que le da el mismo valor a los medios tecnológicos que a los escritos.

 

Á. J.: ¿Cómo se logra que el aporte que usted le ha hecho a su despacho contribuya a la descongestión general?

 

M. V. Q.: Hay un paradigma por romper. Las personas que vienen del sistema anterior creen que si el papel no tiene el sello, si no lo tocan, no existe, pero el principio de equivalencia funcional demuestra que, inclusive, es más seguro que un documento físico. Hay más posibilidades de verificar si ha sido alterado; un  expediente te lo roban, te arrancan la hoja y se desapareció, mientras que en el mundo digital se tiene la posibilidad de hacer copias. Eso lo concluyó la Corte Constitucional, cuando aceptó la necesidad de cambio de paradigma.

 

Á. J.: ¿Hubo resistencia en su entorno por ese modelo tan distinto al tradicional?

 

M. V. Q.: Eso se vio reflejado en que mis compañeros no lo adoptaron. Tiene que ver mucho con el equipo de trabajo que se tenga, porque eso implica horas extras, tener disposición para ponerse a digitalizar, revisar el correo electrónico y otras actividades adicionales.

 

Á. J.: ¿Qué necesitó para poner en marcha el proyecto?

 

M. V. Q.: Primero, compré dos escáner multifuncionales, computadores y hasta instalé el internet de “mi bolsillo”, porque el de la Rama no es compatible con muchas de las herramientas que trabajamos. Nuestra política se llama “cero papel” y quiere demostrarle al tribunal y al país que los medios tecnológicos no solo contribuyen con la transparencia de las actuaciones, sino a la eficiencia. Los abogados que acuden a los procesos a mi cargo solo tienen que contar con un computador; nosotros le proporcionamos la red de wifi, para acceder al expediente, por medio de nuestra página.

 

Á. J.: ¿Utilizan herramientas como la videoconferencia para practicar pruebas?

 

M. V. Q.: Todas las audiencias iniciales, de juzgamiento o conciliación, se pueden encontrar en la página, con una nota de relatoría; las inspecciones judiciales las grabamos en audio y video, porque no es lo mismo enterarse a través de un acta para tomar una decisión. En el video se comprueba claramente lo que se derrumbó, cómo se cayó. Antes, si se requería la declaración de algún testigo, este tenía que bajar del monte, de la finca, pero luego, a partir de la Ley 527 de 1999, se puede tomar el testimonio a través del video; esa norma le da reconocimiento a grabaciones magnetofónicas.

 

Á. J.: ¿Podría decirse que esa disposición legal fue un punto de partida?

 

M. V. Q.: Sí. A pesar de que se trata de una ley que surgió en el marco de la globalización del comercio, yo dije, aquí hay un mandato legal, amparado además en otras normas, que me autoriza a utilizar las herramientas tecnológicas, yo las conozco, sé cómo darles uso. Fue entonces cuando hicimos 140 convenios con las partes de los procesos, para evitar alegatos de nulidad; la idea era que, con su aval, me permitieran notificarlos por correo electrónico.

 

Á. J.: ¿El Consejo Superior de la Judicatura ha propagado esta iniciativa?

 

M. V. Q.: Claro, ellos me han respaldado. Yo soy la encargada de la implementación de los medios tecnológicos en la EJRLB, que depende de la Sala Administrativa, voy a distintos sitios del país a capacitar a los secretarios y empleados de los despachos; durante un año, estuve dedicada, con otro compañero, a esa tarea.

 

Á. J.: ¿Y por qué esos mandatos no se han visto reflejados en una incorporación intensiva de la tecnología?

 

M. V. Q.: Mi apreciación es que muchas personas en la Rama no tienen una preparación tecnológica, sino que se quedaron en la máquina de escribir y pasaron al sello y al libro. Por eso, es muy difícil que, por iniciativa propia, los funcionarios se acojan al cambio. Piensan que todo se hace cuando la Rama traiga el escáner, el computador e instale la página web. Yo hice lo contrario: compré los instrumentos, cree el sitio en la web y lo costeo.

 

Á. J.: ¿Está cerca la posibilidad de que ese proyecto se extienda a otros escenarios y no quede únicamente en su despacho?

 

M. V. Q.: La vicepresidenta del Consejo de Estado, Martha Teresa Briceño, que también se interesa en estos temas, dialogó conmigo y tiene, dentro de sus propósitos, la implementación de herramientas tecnológicas para esa corporación. Ella conoció el proyecto, le gustó muchísimo y yo me comprometí a ayudarle a concretar ese objetivo. Ya se dio un primer acercamiento con el Tribunal Administrativo de Cundinamarca.

 

 

María Victoria Quiñones Triana 

 

Estudios realizados: abogada y especialista en Derecho Administrativo de la Universidad Libre de Colombia. También tiene posgrados en Gestión Pública e Instituciones Administrativas, en Control Interno, en Negociación y Manejo de Conflicto y en Derecho Informático y de las Nuevas Tecnologías.

 

Cargos ocupados: integrante la División de Investigaciones Fiscales e Investigaciones Especiales de la Contraloría General; asesora de la oficina jurídica de la Comisión de Regulación de Agua Potable y de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

 

Ocupación actual: magistrada del Tribunal Administrativo del Magdalena.