La Corte Constitucional recordó que, de conformidad con el derecho al acceso y a la difusión de la información, la guarda de archivos por parte las entidades públicas debe desarrollarse en el marco de los principios de celeridad, eficacia, imparcialidad y publicidad, como criterios orientadores de la función administrativa. A juicio de la corporación, esta actuación puede iniciarse mediante petición elevada por el ciudadano que así lo requiera, lo que quiere decir que quien solicita la expedición de un documento, a su vez, exhorta a que se adelanten las diligencias para su ubicación, y, de ser necesarias, las que requieran su reconstrucción. De acuerdo con lo anterior, concluyó que la información, tanto personal como socialmente relevante, no se conserva por su propia naturaleza, sino que es indispensable almacenarla. En esa medida, resulta fundamental asegurar la guarda de los soportes en los cuales se almacena la información (M. P. Jorge Iván Palacio).