¿Cuál es el alcance del derecho de petición para requerir copia de documentos?

De acuerdo con el artículo 23 de la Constitución, toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas ante las autoridades públicas y los particulares, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución, recordó la Corte Constitucional.

Sobre el acopio y conservación de la información, ha dicho la Sala, debe hacerse con sujeción a los principios de habeas data, con el fin de garantizar su integridad y veracidad y así proteger los derechos del peticionario, cuyo reconocimiento depende de la acreditación de los datos solicitados. (Lea: Derecho de petición no conduce automáticamente la aceptación de lo solicitado)

Por lo anterior, si determinada información resulta decisiva para una persona porque, por ejemplo, le permite cumplir los requisitos para el reconocimiento de derechos y prestaciones, quien administra o custodia el archivo o la base de datos adquiere la calidad de garante de dicha información. Esto significa que, por esa razón y respecto de la protección de los derechos de petición y de habeas data, asume, entre otras, dos obligaciones mínimas: i) certificar la existencia de los datos o entregar copia de los mismos y ii) en caso de deterioro o pérdida de la información (incluso por causas ajenas a la misma entidad), adelantar las gestiones necesarias para su reconstrucción.

Concluye el alto tribunal que las autoridades públicas tienen el deber de administrar, proteger, guardar y custodiar adecuadamente sus archivos. Similar obligación se predica de los particulares cuando tengan a su cargo archivos o bases de datos que contengan información personal, como es el caso de la información laboral. En consecuencia, y so pena de vulnerar los derechos fundamentales del peticionario, las autoridades y los particulares no podrán alegar la imposibilidad de suministrar la información solicitada porque esta ha desaparecido o se ha extraviado de sus archivos, incluso cuando aquello ha ocurrido por causas ajenas a su voluntad.

Para estos casos, precisa la Corte, surge la obligación de reconstruir la información, para lo cual deberán: i) asumir una actitud proactiva no solo en la búsqueda de la información, sino también en su reconstrucción; ii) tener en cuenta las pruebas aportadas por el peticionario sobre la existencia y el contenido de la información; iii) aplicar, por analogía, el artículo 126 del Código General del Proceso, así como las normas archivísticas que regulen la materia, y iv) no trasladar la carga de la prueba al peticionario cuando la información solicitada se refiera al cumplimiento de funciones o servicios a favor de una entidad pública (M. P. Cristina Pardo Schlesinger).