De acuerdo con lo previsto en el numeral 3.9.2. de la Circular Básica Jurídica 100-000008 del 2022, son objeto de inspección las comunicaciones escritas, ya sea por vía de correo físico o electrónico, enviadas o recibidas por la sociedad y que atañen al giro usual u ordinario de sus negocios, es decir, a las labores relacionadas con el desarrollo del objeto social, indicó la Superintendencia de Sociedades.

En todo caso, los socios, en ejercicio del derecho de inspección, deben mantener la información recibida, incluida aquella relacionada con la correspondencia recibida o enviada por la sociedad en el giro ordinario de sus negocios, en absoluta reserva, so pena de incurrir en las infracciones civiles o penales correspondientes.

No le es posible a la superintendencia pronunciarse sobre la viabilidad de incluir o no un documento especifico en el marco del derecho de inspección, de manera que le corresponde a la administración estudiar la información que será presentada a la asamblea de accionistas con el fin de determinar cuál será la extensión del derecho de inspección, determinando la razonabilidad de la información y la documentación puesta a disposición de los accionistas.

Así las cosas, es la administración de cada sociedad la llamada a determinar los criterios que consideren adecuados para garantizar el ejercicio del derecho de inspección de los asociados, teniendo en cuenta los términos y condiciones que exigen tanto las normas contables como las normas propias del ordenamiento societario y los estatutos sociales de cada sociedad.

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