Aportar o exhibir

Ramiro Bejarano Guzmán

Profesor de Derecho Procesal de las universidades de los Andes y Externado de Colombia

Ha venido haciendo carrera una tesis que, en mi opinión, es errada, consistente en que cuando una parte solicita al juez que le ordene a una entidad pública que exhiba documentos, sea parte o tercero, tal solicitud debe rechazarse si el peticionario de la misma no intentó previamente obtener tales papeles “directamente o por medio del ejercicio del derecho de petición”, según el numeral 10 del artículo 78 del Código General del Proceso (CGP).

La razón de ser del numeral 10 del artículo 78 del CGP fue simplemente obligar a una parte que pretende aportar documentos que están en poder de una entidad pública a que previamente al proceso o a la formulación de la solicitud, los haya pedido y obtenido a través del derecho de petición, con el propósito de que el juez no tenga que ordenar a ese ente público que remita tales papeles.

Es evidente que tal carga procesal de acudir previamente el derecho de petición para conseguir documentos que se espera aportar a un proceso se predica respecto de los que estén en poder de una entidad pública que sea tercero o parte, pero solamente de aquellos que el interesado aspira ingresar al proceso. En otras palabras, si lo que se pretende no es “aportar” un documento, sino que quien lo tenga en su poder lo “exhiba”, siempre que se trate de entidad pública que sea parte o tercero en el proceso, el camino es la prueba de exhibición de documentos, la cual no está sujeta al agotamiento de la carga procesal previa de haber pedido los documentos al amparo del derecho de petición.

Basta leer los artículos 265 y 266 del CGP, para advertir que la exhibición es un medio de prueba no solo para que se exhiban documentos, sino también cosas muebles que estén en poder de la contraparte o de un tercero. Pero la finalidad de este medio de prueba no es propiamente aportar el documento o la cosa mueble, sino que en el caso del documento quien lo tenga lo exhiba en el curso de la diligencia, momento en el cual “el juez lo hará transcribir o reproducir, a menos que quien lo exhiba permita que se incorpore al expediente”. Obsérvese que en la exhibición el peticionario de la prueba finalmente nunca aporta el documento exhibido, pues su entrega o aportación obedece a un acto voluntario de quien lo tenga en su poder, persona distinta de quien formuló el pedido de exhibición.

Ahora bien, cuando una parte pretende aportar –no que se exhiba– un documento que está en poder de su contraparte o de un tercero, siempre que sea entidad pública, en este evento sí debe intentar obtener el documento a través del derecho de petición. Si la solicitud se formula para conseguir un documento que esté en poder de una parte o un tercero que sea particular, en principio no es procedente obligar al interesado a ejercer previamente un derecho de petición, porque respecto de particulares está limitado a los casos contemplados en los artículos 32 y 33 de la Ley 1755 del 2015.

Tampoco es procedente obligar a quien pretende aportar copias de expedientes o providencias judiciales a que agote previamente la solicitud de pedirlas al despacho judicial a través del derecho de petición, porque los jueces están a salvo de tener que tramitarlo cuando se trata de entregar piezas procesales, pues la consecución de estas se encuentra reglada especialmente en el artículo 114 del CGP.

En suma, lo que debe tenerse claro es que una cosa es aportar un documento y otra pedir su exhibición, y ambas tienen exigencias diferentes para solicitarlas. Cuando se trate de la exhibición de documento que esté en poder de un ente público, en mi criterio, el interesado no está atado al agotamiento de la carga de haber intentado obtenerlo antes a través de un derecho de petición. Lo que no puede suceder es que a las reglas para pedir la exhibición de un documento arbitrariamente se les agregue como requisito de procedibilidad la del numeral 10 del artículo 78 del CGP, porque eso es un claro ejemplo de “exceso ritual manifiesto”.

El numeral 10 del artículo 78 del CGP seguramente fue una norma bien intencionada, en cuanto busca ahorrarle al juez tramitaciones, pero es una disposición que quedó a medias, porque dejó sin reglamentación otros aspectos sobre los que será necesario volver en otra columna.