Prueba de pasivos: ¿qué sucede si no los registras de manera adecuada?

Cuando hablamos de pasivos en el mundo tributario, nos referimos a todas las deudas u obligaciones que tiene una persona o empresa al 31 de diciembre de cada año. Esto incluye préstamos, obligaciones laborales, dividendos por pagar, entre otros. Si eres contribuyente en Colombia, es vital que sepas que debes probar adecuadamente estos pasivos ante la Dian. De no hacerlo, podrías enfrentarte a serias consecuencias fiscales e incluso penales.

A continuación, te explicamos qué debes hacer para cumplir con la prueba de pasivos y qué puede suceder si no lo haces correctamente.

¿Qué es un pasivo?

Un pasivo es cualquier deuda u obligación que tengas al finalizar el año. Esto incluye:

• Préstamos financieros: dinero que hayas pedido prestado.
• Obligaciones laborales: sueldos pendientes por pagar.
• Dividendos por pagar: dinero que debes distribuir entre accionistas.

El valor de los pasivos financieros debe medirse siguiendo ciertos modelos, como el costo amortizado o el valor nominal, dependiendo del tipo de pasivo.

¿Cómo debes probar los pasivos?

Para efectos tributarios, la prueba de pasivos varía según el tipo de contribuyente:

1. Contribuyentes que NO están obligados a llevar libros de contabilidad:

Estos contribuyentes solo pueden respaldar sus pasivos con documentos de fecha cierta. Esto significa que deben demostrar que los pasivos existían en una fecha específica y no pueden simplemente crear documentos después del hecho para cubrir una deuda pasada. Ejemplos de estos documentos pueden ser contratos registrados ante un notario o presentados a una autoridad.

2. Contribuyentes OBLIGADOS a llevar libros de contabilidad:

Estos contribuyentes deben usar documentos idóneos para probar sus pasivos. Estos documentos deben cumplir con todas las formalidades contables, como estar registrados correctamente en los libros de contabilidad y cumplir con la normativa tributaria. En este caso, los documentos de fecha cierta no son suficientes.

¿Qué sucede si no puedes probar los pasivos?

Si no pruebas correctamente un pasivo, la Dian podría considerar que ese pasivo no existe. Esto tiene graves implicaciones:

• Desconocimiento del pasivo: La Dian puede desconocer la deuda, lo que afectaría la determinación de tu patrimonio y los impuestos que debes pagar.

• Sanciones económicas: Si la Dian concluye que declaraste un pasivo inexistente, podrías recibir sanciones económicas. Estas sanciones pueden incluir multas significativas, como, la sanción por inexactitud, equivalente al 200 % del mayor valor del impuesto a cargo determinado cuando incluyan pasivos inexistentes, acorde con el artículo 648 del Estatuto Tributario.

• Posible sanción penal: Si el monto del pasivo inexistente supera los 1.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes, también puedes enfrentarte a sanciones penales, que incluyen penas de prisión de hasta 9 años.

¿Qué es un pasivo inexistente?

La ley colombiana no define explícitamente qué es un "pasivo inexistente", pero la Dian usa el concepto para referirse a cualquier deuda que no sea real. Esto puede incluir:

• Deudas inventadas para reducir la carga tributaria.
• Pasivos que no tienen respaldo documental o que no se probaron adecuadamente.
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El pasivo inexistente no debe confundirse con un "pasivo no soportado", que es un pasivo que, aunque real, no tiene los documentos suficientes para probarlo. A pesar de que ambos pueden tener consecuencias graves, el primero es considerado más grave desde el punto de vista penal.

Consecuencias penales por pasivos inexistentes

De acuerdo con el artículo 434A del Código Penal colombiano, si declaras un pasivo inexistente con la intención de defraudar al fisco, puedes enfrentar:

• Penas de prisión de 48 a 108 meses (4 a 9 años) si el monto es superior a 1.000 salarios mínimos.
• Agravantes: Si el valor de los pasivos inexistentes supera los 2.500 salarios mínimos, las penas se incrementan, y si superan los 5.000 salarios mínimos, se aumentan aún más.

¿Qué puedes hacer si no cumples con la prueba de pasivos?

Si no cumples con los requisitos para probar un pasivo, la ley permite presentar una prueba supletoria. Esto significa que puedes utilizar otros medios para demostrar la existencia del pasivo, como las declaraciones tributarias de la persona o entidad a la que le debes el dinero.

Sin embargo, esto no es fácil. Debes probar que el crédito y sus intereses fueron correctamente declarados, lo cual requiere documentación adicional y pruebas sólidas.

Recomendaciones para los contribuyentes

Para evitar problemas con la Dian, sigue estos consejos:

1. Mantén tus documentos en orden: Si no estás obligado a llevar contabilidad, asegúrate de que todos tus pasivos estén respaldados por documentos de fecha cierta como contratos, facturas o escrituras públicas que tengan un registro formal (ante notario o autoridad competente).
2. Cumple con las formalidades contables: Si llevas libros de contabilidad, asegúrate de que todos los pasivos estén correctamente registrados y respáldalos con documentos idóneos que cumplan con las formalidades exigidas por la normativa contable.
3. Evita inventar pasivos: Declarar pasivos inexistentes no solo te expondrá a sanciones económicas, sino que también puede derivar en problemas penales muy serios.
4. Asesórate con los mejores: Si tienes dudas sobre cómo probar tus pasivos o si no cumples con los requisitos, puedes consultar las publicaciones que tenemos disponibles para ayudarte.

La adecuada prueba de los pasivos es un aspecto crucial para evitar problemas legales en Colombia. Cumplir con las normas sobre documentación y registro es fundamental, ya que cualquier error o falta de prueba puede traer graves sanciones, tanto económicas como penales.

Si tienes dudas o necesitas ampliar la información  consulta las publicaciones tributarias que tenemos disponibles para ayudarte.

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