Edictos

Términos de Referencia
Convocatoria Mixta
Contratación del Servicio de Administración de Propiedad Horizontal 2025 -2026
Tabla de Contenido
1. Información General
2. Objeto de la Convocatoria 2.1 Naturaleza del Servicio 2.2 Componentes Esenciales del Objeto 2.3 Condiciones Generales del Servicio
3. Alcance del Servicio 3.1 Representación Legal y Gestión Jurídica 3.2 Gestión Financiera y Contable 3.3 Supervisión y Coordinación de Servicios 3.4 Gestión Social y Relacional 3.5 Gestión Institucional y Gobernanza
4. Perfil del Contratista 4.1 Requisitos Generales 4.2 Experiencia Mínima 4.3 Formación Académica y Profesional 4.4 Disponibilidad y Presencia Permanente 4.5 Cumplimiento Legal y Ético
5. Requisitos Habilitantes 5.1 Documentación Legal y de Identificación 5.2 Hoja de Vida o Portafolio Empresarial 5.3 Experiencia Previa 5.4 Certificaciones de Antecedentes
5.5 Declaración de Habilitación Legal 5.6 Propuesta Económica Detallada 5.7 Certificación Bancaria
6. Modalidad y Forma de Pago 6.1 Periodicidad del Pago 6.2 Valor del Contrato y Cobertura 6.3 Condiciones Generales
7. Obligaciones del Contratista 7.1 Cumplimiento Legal y Contractual 7.2 Principios Éticos y de Conducta 7.3 Comunicación y Reportes 7.4 Participación en Reuniones 7.5 Conservación de Bienes y Convivencia
8. Criterios de Evaluación 8.1 Sistema de Puntuación Detallado 8.2 Tabla Resumen de Puntajes
9. Cronograma del Proceso
10. Presentación de Propuestas 10.1 Forma de Presentación 10.2 Envío Digital (Complementario y Recomendado) 10.3 Contenido del Sobre
11. Disposiciones Finales
1. Información General
Solicitante: Conjunto Residencial Hacienda Peñalisa Guadua Dirección: Calle 13B No. 12-76 Ciudad: Ricaurte – Cundinamarca Vigencia del contrato: 1° de mayo de 2025 al 1° de mayo de 2026
2. Objeto de la Convocatoria
El Conjunto Residencial Hacienda Peñalisa Guadua invita a participar en la convocatoria mixta para la contratación de un administrador de propiedad horizontal, persona natural profesional o persona jurídica, que preste el servicio integral de administración, en cumplimiento de lo establecido por la Ley 675 de 2001, su reglamento interno y demás normas complementarias que regulan la organización, funcionamiento y conservación de las propiedades sometidas al régimen de propiedad horizontal en Colombia.
El objeto del contrato es asegurar una gestión administrativa, financiera, técnica, legal, social y operativa continua, eficiente, ética y profesional del conjunto, durante el período comprendido entre el 1° de mayo de 2025 y el 1° de mayo de 2026, con posibilidad de prórroga conforme a decisión de la Asamblea General y condiciones contractuales.
2.1 Naturaleza del Servicio
El servicio de administración deberá ser prestado con dedicación exclusiva y atención presencial, de manera permanente, en el conjunto residencial, en los días y horarios establecidos por la Asamblea General de Copropietarios y el Consejo de Administración. No se admitirán esquemas de administración remota, parcial o por visitas esporádicas. El administrador debe estar disponible de forma diaria y oportuna, con plena disposición para atender las necesidades de la copropiedad, sus órganos de administración, residentes y terceros.
2.2 Componentes Esenciales del Objeto
El administrador contratado tendrá a su cargo las siguientes responsabilidades fundamentales:
● Representación legal del conjunto, actuando en nombre de la copropiedad ante cualquier autoridad administrativa, judicial o privada, conforme a las funciones delegadas por la Asamblea y el reglamento de propiedad horizontal.
● Planeación, ejecución y control del presupuesto aprobado anualmente, incluyendo el seguimiento al recaudo de cuotas ordinarias y extraordinarias, y la ejecución
responsable de los recursos de la copropiedad.
● Supervisión de los contratos y personal vinculado a la copropiedad, incluyendo servicios de vigilancia, aseo, mantenimiento, jardinería, y otros relacionados, verificando el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales de cada proveedor.
● Convocatoria, organización y acompañamiento a las reuniones de la Asamblea General y del Consejo de Administración, elaborando actas, informes y presentaciones necesarias para la toma de decisiones informadas.
● Elaboración y presentación de informes mensuales, con corte financiero, gestión operativa, indicadores de cumplimiento y acciones ejecutadas, entregados al Consejo y socializados ante la Asamblea, cuando aplique.
● Aplicación del reglamento de propiedad horizontal, promoviendo la sana convivencia, resolviendo conflictos internos conforme al debido proceso, y ejecutando sanciones o acciones legales cuando sea necesario.
● Manejo de la base de datos de residentes y copropietarios, conforme a la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
● Conservación, uso racional y mantenimiento de los bienes comunes, proponiendo estrategias de mejora continua, valorización de activos y sostenibilidad financiera.
2.3 Condiciones Generales del Servicio
● La administración deberá estar regida por principios de transparencia, integridad, eficiencia, legalidad, participación y control.
● La empresa o persona natural seleccionada deberá tener plena capacidad jurídica, financiera y técnica para asumir los riesgos y responsabilidades del cargo.
● El servicio deberá garantizar la presencia física del administrador en el conjunto, al menos cinco (5) días a la semana, y disponibilidad en situaciones de emergencia o cuando lo solicite el Consejo.
● La contratación se perfeccionará mediante la firma de contrato privado de prestación de servicios, que establecerá las condiciones particulares, las cláusulas de control, cumplimiento, pólizas y demás disposiciones contractuales.
3. Alcance del Servicio
El contratista seleccionado, ya sea persona natural o jurídica, será responsable de prestar un servicio de administración integral, orientado a la correcta gestión administrativa, financiera, legal, técnica, operativa y social del Conjunto Residencial Hacienda Peñalisa Guadua, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 675 de 2001, el reglamento de propiedad horizontal, las decisiones de la Asamblea General, y demás normativas legales aplicables.
La ejecución del servicio será presencial, permanente y con dedicación exclusiva, y comprenderá como mínimo, sin limitarse a ello, las siguientes responsabilidades:
3.1 Representación Legal y Gestión Jurídica
● Actuar como representante legal de la copropiedad, con capacidad para celebrar contratos, atender procesos judiciales, responder ante autoridades administrativas, y ejercer las funciones legales en nombre de la comunidad.
● Gestionar trámites legales, tributarios y normativos ante autoridades locales, departamentales y nacionales, manteniendo al día el conjunto en sus obligaciones legales.
● Velar por la correcta aplicación del reglamento de propiedad horizontal, atendiendo quejas, aplicando medidas disciplinarias, sanciones o correctivos, conforme al debido proceso.
3.2 Gestión Financiera y Contable
● Formular, ejecutar y hacer seguimiento al presupuesto anual, garantizando la ejecución eficiente de los recursos de acuerdo con las partidas aprobadas por la Asamblea General.
● Gestionar el recaudo de las cuotas ordinarias y extraordinarias, aplicando los procedimientos establecidos para cobro persuasivo, y en caso necesario, impulsando acciones de cobro jurídico.
● Controlar los egresos y pagos, verificar las obligaciones contractuales de la copropiedad, y validar la correcta causación contable de los mismos.
● Presentar mensualmente al Consejo de Administración:
○ Estados financieros actualizados, debidamente certificados por un contador público titulado.
○ Informe de gestión con indicadores de ejecución presupuestal, estado de cartera, flujo de caja, cumplimiento contractual y novedades relevantes.
3.3 Supervisión y Coordinación de Servicios
● Coordinar y supervisar al personal operativo vinculado a la copropiedad, incluyendo personal de aseo, jardinería, mantenimiento y vigilancia, garantizando el cumplimiento de sus funciones y horarios.
● Supervisar la ejecución de contratos de mantenimiento preventivo y correctivo, seguridad, aseo, jardinería, administración de residuos, servicios generales, y otros, asegurando el cumplimiento de los términos contractuales.
● Reportar al Consejo cualquier incumplimiento, anomalía o necesidad de ajuste contractual.
3.4 Gestión Social y Relacional
● Servir como enlace permanente entre los copropietarios, residentes, proveedores y el Consejo de Administración, promoviendo la sana convivencia, la solución efectiva de conflictos y el cumplimiento del reglamento.
● Atender con prontitud los requerimientos de los copropietarios y residentes, canalizando soluciones adecuadas y documentadas, con trazabilidad de los casos.
● Coordinar estrategias de cultura ciudadana, comunicación interna y participación comunitaria.
3.5 Gestión Institucional y Gobernanza
● Convocar, organizar y asistir a las reuniones del Consejo de Administración y de la Asamblea General, elaborando convocatorias, actas, presentaciones, informes y soportes necesarios.
● Asegurar la ejecución de las decisiones adoptadas por la Asamblea y el Consejo, informando periódicamente sobre su estado de avance.
● Mantener actualizado el archivo documental de la copropiedad, en formato físico y digital (según aplique), incluyendo contratos, actas, estados financieros, informes y demás documentos de gestión.
4. Perfil del Contratista
El contratista deberá ser una persona natural profesional o persona jurídica debidamente constituida en Colombia, con experiencia comprobada en la administración de propiedad horizontal y en el manejo integral de conjuntos residenciales. La idoneidad del proponente será verificada a partir de la evaluación de los siguientes criterios mínimos obligatorios:
4.1. Requisitos Generales
● Persona natural profesional: Que acredite formación académica mínima de nivel universitario en áreas relacionadas con administración, contabilidad, derecho, economía, ingeniería, arquitectura o afines.
● Persona jurídica: Debe estar legalmente constituida y activa, con objeto social que incluya expresamente la administración de propiedad horizontal, conforme al Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio.
4.2. Experiencia Mínima
● Acreditar como mínimo tres (3) años de experiencia comprobada en la administración de conjuntos residenciales o propiedades horizontales, mediante contratos ejecutados y certificados por las copropiedades atendidas.
● La experiencia podrá acreditarse mediante:
○ Certificaciones firmadas por los Consejos de Administración.
○ Copia de contratos y actas de inicio o liquidación.
○ Reconocimientos o evaluaciones positivas del servicio prestado.
4.3. Formación Académica y Profesional
● Contar con formación profesional en administración de empresas, gestión inmobiliaria, contaduría, derecho, ingeniería, arquitectura o áreas afines, y/o certificaciones específicas en administración de propiedad horizontal.
● Se valorará adicionalmente la formación complementaria en temas como:
○ Legislación de propiedad horizontal (Ley 675 de 2001).
○ Gestión financiera y contable.
○ Manejo de personal y relaciones comunitarias.
○ Resolución de conflictos y atención al usuario.
4.4. Disponibilidad y Presencia Permanente
● El proponente deberá contar con disponibilidad de tiempo completo y atención presencial en las instalaciones del conjunto, conforme al horario definido por el Consejo de Administración (mínimo de lunes a sábado y en sesiones extraordinarias cuando sea requerido).
● En el caso de personas jurídicas, se exigirá que designen un administrador delegado que cumpla con todos los requisitos del perfil y se encuentre presente de manera permanente.
4.5. Cumplimiento Legal y Ético
● No tener sanciones vigentes de carácter disciplinario, fiscal o judicial, ni antecedentes en la Procuraduría, Contraloría o Fiscalía General de la Nación.
● Estar al día en el cumplimiento de las obligaciones fiscales, parafiscales, de seguridad social y demás compromisos legales que acrediten su buena reputación y confiabilidad.
● No estar incurso en procesos de reorganización empresarial, liquidación voluntaria o judicial, ni tener vínculos contractuales o familiares con miembros actuales del Consejo de Administración o la Administración del Conjunto.
5. Requisitos Habilitantes
Con el objetivo de garantizar la idoneidad, legalidad y capacidad operativa del proponente, se establecen los siguientes requisitos habilitantes de obligatorio cumplimiento. La no presentación de uno o más de estos documentos será causal automática de rechazo de la propuesta:
5.1. Documentación Legal y de Identificación
● Persona Natural:
○ Copia legible de la cédula de ciudadanía.
○ Registro Único Tributario (RUT) actualizado.
● Persona Jurídica:
○ Copia del NIT y del RUT actualizado.
○ Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, con una vigencia no mayor a treinta (30) días calendario.
5.2. Hoja de Vida o Portafolio Empresarial
● Para persona natural: Hoja de vida completa, firmada, incluyendo experiencia en administración de propiedad horizontal, formación académica y certificaciones pertinentes.
● Para persona jurídica: Portafolio institucional o empresarial detallado, que incluya los servicios ofrecidos, experiencia general y del equipo asignado, estructura organizacional y casos de éxito relevantes.
5.3. Experiencia Previa
● Certificaciones expedidas por copropiedades o conjuntos residenciales administrados en los últimos cinco (5) años, que incluyan como mínimo:
○ Nombre de la copropiedad.
○ Periodo de la administración.
○ Objeto del contrato.
○ Nombre y firma del representante legal o del presidente del consejo.
● Alternativamente, se aceptará copia del contrato firmado junto con actas de inicio o liquidación debidamente suscritas.
5.4. Certificaciones de Antecedentes
● Certificado vigente de antecedentes disciplinarios (Procuraduría General de la Nación).
● Certificado de antecedentes fiscales (Contraloría General de la República).
● Certificado de antecedentes judiciales (Policía Nacional).
Estos documentos deben encontrarse vigentes y demostrar ausencia de reportes negativos.
5.5. Declaración de Habilitación Legal
● Manifestación escrita, firmada por el proponente, donde certifique:
○ Que no se encuentra inhabilitado ni incompatibilitado para contratar con copropiedades sujetas a la Ley 675 de 2001.
○ Que no tiene vínculos familiares (hasta 4° grado de consanguinidad, 2° de afinidad o 1° civil) con miembros del Consejo de Administración o la administración del conjunto.
5.6. Propuesta Económica Detallada
● Presentar propuesta económica firmada por el proponente o representante legal, especificando:
○ Valor mensual del servicio.
○ IVA (si aplica).
○ Forma y condiciones de pago.
○ Vigencia de la propuesta (mínimo 60 días hábiles).
● La propuesta debe reflejar el valor total del contrato por el período de un (1) año.
5.7. Certificación Bancaria
● Anexar certificación bancaria reciente, expedida por entidad financiera reconocida, que demuestre la existencia de una cuenta activa a nombre del proponente, la cual será utilizada para realizar los pagos en caso de ser adjudicatario.
6. Modalidad y Forma de Pago
La modalidad de pago establecida busca garantizar la correcta ejecución del servicio de administración de propiedad horizontal y el cumplimiento de los compromisos contractuales adquiridos por el adjudicatario. Para ello, se establecen las siguientes condiciones:
6.1. Periodicidad del Pago
● El valor del contrato se reconocerá mediante pagos mensuales, por valor fijo, conforme a la propuesta económica aceptada y adjudicada.
● Los pagos se realizarán dentro de los primeros diez (10) días calendario de cada mes, contados a partir de la fecha de presentación formal de los siguientes documentos:
1. Informe de gestión mensual, que detalle las actividades ejecutadas, avances en la administración, estado de cartera, novedades del personal, cumplimiento de compromisos y asuntos relevantes del mes.
2. Certificación de cumplimiento, expedida por el Presidente del Consejo de Administración o quien este designe, en la que conste la conformidad con la labor prestada en el mes evaluado.
3. Factura o cuenta de cobro, debidamente emitida y ajustada a los requisitos legales (incluyendo RUT, concepto detallado del servicio, fechas y valor total).
6.2. Valor del Contrato y Cobertura
● El valor mensual del servicio será el ofertado por el proponente adjudicatario y aceptado por la COPROPIEDAD.
● Dicho valor deberá ser integral e incluir:
○ Honorarios del administrador.
○ Costos operativos, logísticos y administrativos.
○ Cargas tributarias y parafiscales.
○ Aportes a seguridad social (salud, pensión y ARL).
○ Costos de desplazamiento, papelería y comunicaciones.
○ Cualquier otro costo derivado de la ejecución del contrato.
6.3. Condiciones Generales
● No se reconocerán pagos anticipados.
● No se aceptarán reajustes económicos durante la vigencia del contrato, salvo que se modifiquen por ley los aportes a seguridad social o existan disposiciones legales que afecten directamente el valor contratado, en cuyo caso deberá analizarse por el Consejo de Administración.
● El pago se realizará mediante transferencia electrónica a la cuenta bancaria certificada por el adjudicatario.
7. Obligaciones del Contratista
El contratista, en su calidad de administrador de propiedad horizontal, tendrá la responsabilidad de ejercer las funciones asignadas con base en los principios de legalidad, transparencia, eficiencia y responsabilidad, cumpliendo con las siguientes obligaciones esenciales:
7.1. Cumplimiento Legal y Contractual
● Cumplir a cabalidad con lo estipulado en el contrato de prestación de servicios, la Ley 675 de 2001, sus decretos reglamentarios y demás normas aplicables a la administración de propiedad horizontal.
● Actuar como representante legal del Conjunto Residencial Hacienda Peñalisa Guadua, con sujeción a los límites y facultades conferidas por la Asamblea General y el Consejo de Administración.
7.2. Principios Éticos y de Conducta
● Desempeñar sus funciones con ética profesional, transparencia, diligencia, imparcialidad y lealtad institucional hacia la copropiedad.
● Abstenerse de realizar actividades que generen conflictos de interés o comprometan la independencia del cargo.
● Guardar confidencialidad sobre toda la información administrativa, financiera, legal o personal a la que tenga acceso en ejercicio de sus funciones.
7.3. Comunicación y Reportes
● Informar de manera oportuna y clara al Consejo de Administración sobre cualquier eventualidad, anomalía, riesgo o situación que pueda afectar el funcionamiento del conjunto o los intereses de los copropietarios.
● Presentar informes mensuales de gestión que incluyan:
○ Estado financiero.
○ Informe de cartera y recaudos.
○ Novedades operativas y de personal.
○ Actividades ejecutadas y pendientes.
○ Propuestas de mejora o acciones preventivas.
7.4. Participación en Reuniones
● Asistir de forma personal, puntual y activa a todas las reuniones del Consejo de Administración y a las Asambleas Generales Ordinarias y Extraordinarias, en calidad de secretario y ejecutor de decisiones.
● Presentar en dichas reuniones los informes solicitados, responder inquietudes de los copropietarios y ejecutar las decisiones aprobadas por los órganos de dirección.
7.5. Conservación de Bienes y Convivencia
● Velar por la adecuada conservación, mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes comunes, instalaciones y zonas compartidas del conjunto.
● Promover el cumplimiento del Reglamento de Propiedad Horizontal, las normas de convivencia, el respeto entre vecinos y la sana convivencia comunitaria.
● Gestionar oportunamente las denuncias o reportes de comportamientos que afecten la tranquilidad, seguridad o bienestar de la comunidad.
8. Criterios de Evaluación
Las propuestas recibidas serán evaluadas con base en un sistema de puntaje que pondera los aspectos más relevantes para garantizar una adecuada gestión administrativa de la propiedad horizontal. El puntaje máximo será de 100 puntos, y solo serán consideradas habilitadas aquellas propuestas que alcancen un mínimo de 70 puntos.
A continuación, se describen los criterios y escalas de evaluación:
1. Experiencia en administración de propiedad horizontal
Puntaje máximo: 30 puntos
Se evaluará el número de años de experiencia certificada del proponente (persona natural o jurídica) en la administración de conjuntos residenciales de más de 400 unidades, edificios o copropiedades bajo el régimen de la Ley 675 de 2001.
Años de experiencia certificada
Puntaje
De 3 a 4 años
15 puntos
De 5 a 6 años
20 puntos
De 7 a 9 años
25 puntos
10 años o más
30 puntos
2. Formación académica relacionada
Puntaje máximo: 20 puntos
Se evaluará el nivel y pertinencia de la formación académica en áreas afines a la administración, contabilidad, derecho, economía, gestión inmobiliaria o afines.
Nivel académico alcanzado
Puntaje
Profesional universitario en áreas afines
10 puntos
Profesional + especialización o posgrado
20 puntos
Se requiere anexar copia de títulos y/o certificados.
3. Propuesta económica
Puntaje máximo: 20 puntos
Se evaluará el valor mensual ofertado para la prestación del servicio, siempre que cumpla con los estándares de calidad y dedicación requeridos.
● Se asignarán los 20 puntos al valor más bajo, y los demás se calificarán de forma proporcional según la fórmula:
Puntaje = (Propuesta más baja / Valor de la propuesta evaluada) × 20
Propuestas por debajo del valor razonable de mercado o con omisión de costos legales podrán ser descalificadas.
4. Calidad del portafolio y referencias
Puntaje máximo: 15 puntos
Se evaluará la presentación general del portafolio, claridad de la propuesta, nivel de personalización para la copropiedad, y calidad de las referencias entregadas por otras copropiedades.
Descripción del criterio
Puntaje
Portafolio general sin referencias verificables
5 puntos
Portafolio con referencias de 1 a 2 copropiedades
10 puntos
Portafolio con más de 3 referencias válidas, estructurado y alineado al servicio requerido
15 puntos
5. Disponibilidad de tiempo presencial
Puntaje máximo: 10 puntos
Se verificará la disponibilidad de atención presencial permanente del proponente en la copropiedad.
Disponibilidad declarada
Puntaje
Presencial parcial o con restricciones de horario
5 puntos
Presencial completa, con atención en días hábiles en jornada continua
10 puntos
6. Conocimiento normativo (Ley 675 de 2001)
Puntaje máximo: 5 puntos
Se podrá verificar mediante una declaración escrita o entrevista breve, el conocimiento del marco normativo de la propiedad horizontal.
Nivel de conocimiento
Puntaje
Conocimiento básico, sin evidencia práctica
2 puntos
Conocimiento adecuado con aplicación documentada en experiencias previas
5 puntos
Total Puntaje: 100 puntos
Puntaje mínimo habilitante: 70 puntos
Solo serán tenidas en cuenta las propuestas que cumplan con los requisitos habilitantes (ver ítem 5) y obtengan el puntaje mínimo exigido. La propuesta con mayor puntaje total será preseleccionada para la firma del contrato.
7. Tabla de resumen de puntaje de evaluación
A continuación se presenta el resumen del sistema de evaluación que será aplicado a las propuestas recibidas. El proceso está diseñado para garantizar la selección objetiva, transparente y técnica del contratista que ofrezca las mejores condiciones para la administración integral de la propiedad horizontal. La evaluación se basará en seis criterios fundamentales: experiencia comprobada en administración de copropiedades, formación académica relacionada, propuesta económica, calidad del portafolio y referencias, disponibilidad presencial y conocimiento normativo. Cada criterio cuenta con una ponderación específica, sumando un total de 100 puntos. Solo serán consideradas habilitadas aquellas propuestas que obtengan un puntaje mínimo de 70 puntos, lo cual asegurará la idoneidad y capacidad del proponente para asumir la responsabilidad del cargo.
Criterio
Ponderación Máxima
1 Experiencia en administración PH
30 puntos
2 Formación académica relacionada
20 puntos
3 Propuesta económica
20 puntos
4 Calidad del portafolio y referencias
15 puntos
5 Disponibilidad de tiempo presencial
10 puntos
6 Conocimiento normativo (Ley 675/2001)
5 puntos
Total máximo posible
100 puntos
Puntaje mínimo habilitante
70 puntos
9. Cronograma del Proceso
El proceso de contratación para la prestación del servicio de administración de propiedad horizontal se desarrollará conforme al siguiente cronograma. Las fechas indicadas son de estricto cumplimiento y podrán ser modificadas únicamente por decisión expresa del Consejo de Administración, en cuyo caso se notificará a los proponentes de manera oportuna.
Actividad
Fecha
Descripción
Publicación de la convocatoria
05 de abril de 2025
Se divulgarán los Términos de Referencia a través de los medios oficiales del conjunto (tablero de anuncios y correo electrónico) invitando a participar a personas naturales o jurídicas interesadas.
Recepción de propuestas
Hasta el 16 de abril de 2025
Los proponentes deberán entregar su propuesta completa en sobre cerrado en la oficina de Administración, en horario hábil. No se recibirán propuestas extemporáneas.
Evaluación y entrevistas
17 al 20 de abril de 2025
El Comité Evaluador revisará la documentación, asignará los puntajes conforme a los criterios definidos y convocará a entrevistas a los proponentes preseleccionados.
Notificación al seleccionado
22 de abril de 2025
Se notificará oficialmente al proponente con mayor puntaje para continuar con la legalización del contrato. También se informará a los no seleccionados.
Firma del contrato
24 de abril de 2025
Se suscribirá el contrato formal entre el Conjunto Residencial Hacienda Peñalisa Guadua y el administrador seleccionado, cumpliendo con los requisitos legales establecidos.
Inicio del servicio
01 de mayo de 2025
El administrador dará inicio a sus funciones conforme al alcance y obligaciones establecidas en el contrato y la normativa vigente.
10. Presentación de Propuestas
Con el fin de garantizar un proceso transparente, ordenado y verificable, los interesados en participar en esta convocatoria deberán presentar su propuesta conforme a las siguientes disposiciones:
10.1. Forma de Presentación
Las propuestas deberán entregarse de manera física en sobre cerrado en la oficina de Administración del Conjunto Residencial Hacienda Peñalisa Guadua, ubicada en la Calle 13B No. 12-76, Ricaurte, Cundinamarca, dentro del plazo estipulado en el cronograma oficial.
También podrán enviarse por correo certificado a la misma dirección, asumiendo el proponente la responsabilidad de que el envío sea recibido antes de la fecha límite.
10.2. Envío Digital (Complementario y Recomendado)
Además de la entrega física, deberá enviarse una copia digital de la propuesta completa en formato PDF al correo electrónico oficial de la administración:admon.guadua@gmail.com
con el asunto: "Propuesta – Servicio de Administración PH 2025–2026 – [Nombre del Proponente]".
Nota importante: El envío digital no reemplaza la obligación de presentar el sobre físico. Solo serán consideradas válidas las propuestas entregadas en sobre cerrado, dentro del plazo establecido.
10.3. Contenido del Sobre
El sobre deberá contener todos los documentos requeridos conforme al numeral 5 (Requisitos Habilitantes) y demás condiciones del presente pliego, debidamente organizados, firmados y foliados. Se recomienda anexar un índice numerado para facilitar su revisión.
11. Disposiciones Finales
11. Disposiciones Finales
La presente convocatoria se rige bajo los principios de transparencia, legalidad, igualdad de oportunidades y buena fe. La participación de los proponentes implica la aceptación plena, irrevocable y sin reservas de todas las condiciones, requisitos y procedimientos establecidos en estos Términos de Referencia. En consecuencia:
● Aceptación implícita: El solo hecho de presentar una propuesta implica que el proponente acepta en su totalidad el contenido del presente documento y se compromete a cumplir las obligaciones derivadas en caso de ser seleccionado.
● Facultades discrecionales de la Copropiedad: El Conjunto Residencial Hacienda Peñalisa Guadua, a través de su Consejo de Administración, se reserva el derecho de aceptar o rechazar total o parcialmente cualquiera de las propuestas presentadas, sin que ello genere obligación de justificación o responsabilidad alguna frente a los oferentes.
● Sin compensación económica: No se reconocerán ni reembolsarán costos, gastos o inversiones realizadas por los proponentes con ocasión de la preparación, presentación o entrega de sus propuestas, independientemente del resultado del proceso.
● Desempate: En caso de presentarse un empate en la puntuación final obtenida por dos o más proponentes habilitados, el Consejo de Administración podrá optar por:
○ Realizar una entrevista final a los proponentes empatados para evaluar criterios subjetivos adicionales como liderazgo, conocimiento del entorno, actitud y
manejo de conflictos, o
○ Solicitar a los oferentes empatados la presentación de una nueva propuesta económica, la cual deberá ser entregada en sobre cerrado y evaluada en sesión extraordinaria del Consejo.
Estas disposiciones buscan salvaguardar el interés general de la comunidad y garantizar la selección del contratista que ofrezca las mejores condiciones para la administración eficiente, transparente y profesional del conjunto residencial durante la vigencia del contrato.
Presidente Consejo de Administración 2025 - 2026 Conjunto Residencial Hacienda Peñalisa Guadua Ricaurte, abril 4 de 2025

1
CONJUNTO RESIDENCIAL HACIENDA PEÑALISA GUADUA
ADENDA No. 1
PROCESO DE CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN DE
PROPIEDAD HORIZONTAL 2025-2026
Objeto de la Convocatoria
El Conjunto Residencial Hacienda Peñalisa Guadua invita a participar en la convocatoria mixta para
la contratación de un administrador de propiedad horizontal, persona natural profesional o persona
jurídica, que preste el servicio integral de administración, en cumplimiento de lo establecido por la
Ley 675 de 2001, su reglamento interno y demás normas complementarias que regulan la
organización, funcionamiento y conservación de las propiedades sometidas al régimen de propiedad
horizontal en Colombia.
El objeto del contrato es asegurar una gestión administrativa, financiera, técnica, legal, social y
operativa continua, eficiente, ética y profesional del conjunto, durante el período comprendido entre
el 1° de mayo de 2025 y el 1° de mayo de 2026, con posibilidad de prórroga conforme a decisión de
la Asamblea General y condiciones contractuales.
MODIFICACIONES AL DOCUMENTO TERMINOS DE REFERENCIA CONVOCATORIA
MIXTA PARA EL SERVICIO DE ADMINISTRACION DE PROPIEDAD HORIZONTAL
2025- 2026
1. Modifíquese en el numeral 9. “CRONOGRAMA DEL PROCESO”, la fecha de
“RECEPCION DE LAS PROPUESTAS” del 16 de abril 2025 y se modifican las
fechas de “EVALUACION Y ENTREVISTAS” del 17 al 20 de abril 2025; el numeral
quedará así:
Actividad
Fecha
Descripción
Publicación de
la convocatoria
05 de abril
de 2025
Se divulgarán los Términos de Referencia a través de los
medios oficiales del conjunto (tablero de anuncios y correo
electrónico) invitando a participar a personas naturales o
jurídicas interesadas.
2
Recepción de
propuestas
Hasta el 19
de abril de
2025
Los proponentes deberán entregar su propuesta completa
en sobre cerrado en la oficina de Administración, en horario
hábil. No se recibirán propuestas extemporáneas.
Evaluación y
entrevistas
21 al 22 de
abril de
2025
El Comité Evaluador revisará la documentación, asignará los
puntajes conforme a los criterios definidos y convocará a
entrevistas a los proponentes preseleccionados.
Notificación al
seleccionado
22 de abril
de 2025
Se notificará oficialmente al proponente con mayor puntaje
para continuar con la legalización del contrato. También se
informará a los no seleccionados.
Firma del
contrato
24 de abril
de 2025
Se suscribirá el contrato formal entre el Conjunto Residencial
Hacienda Peñalisa Guadua y el administrador seleccionado,
cumpliendo con los requisitos legales establecidos.
Inicio del
servicio
01 de
mayo de
2025
El administrador dará inicio a sus funciones conforme al
alcance y obligaciones establecidas en el contrato y la
normativa vigente.
Las modificaciones contenidas en la presente Adenda forman parte integral del documento Términos
de referencia convocatoria mixta para el proceso de contratación del Servicio de Administración de
Propiedad Horizontal 2025 - 2026, por lo tanto, deberá entenderse que lo modifica y por ende tenerse
en cuenta en el proceso de selección y la presentación de la Oferta.
Dada en Ricaurte a los doce (12) días del mes de abril de dos mil veinticinco (2025).

 

ANGELICA VILLARRAGA CARTAGENA
Administradora y Representante
Conjunto Residencial Hacienda Peñalisa Guadua