Lineamientos, plazos y condiciones para digitalizar y automatizar trámites en entidades públicas

El Gobierno reglamentó las disposiciones antitrámites a que se refieren los artículos 3, 5 y 6 de la Ley 2052 del 2020, a través de conceptos, lineamientos, plazos, condiciones técnicas transversales para la digitalización y automatización de los trámites y su realización en línea con el fin de garantizar el acceso al ejercicio de los derechos de las personas.

Serán sujetos obligados las autoridades de la Rama Ejecutiva del nivel nacional y territorial y los particulares que cumplan funciones públicas y/o administrativas.

Las autoridades deberán adoptar y aplicar la guía de digitalización y automatización de trámites dispuesta en el anexo 1 del Decreto 088 del 2022, la cual define los aspectos técnicos mínimos que se deben tener en cuenta para implementar dichos procesos, otros procedimientos administrativos - OPA y consultas de acceso a información pública – CAIP.

Condiciones generales

Los procesos de digitalización y automatización de trámites se sujetarán a las siguientes condiciones generales en función del grupo de entidades en la que se encuentre cada autoridad:

1. Los plazos contarán a partir del día siguiente de la publicación en el Diario Oficial.
2. Las autoridades tendrán hasta el 31 de enero del 2022, a fin de realizar las actividades de planeación requeridas para digitalizar y automatizar sus trámites.
3. Las entidades territoriales podrán solicitar ampliación de los plazos o modificación de los lineamientos de manera motivada. Dichos plazos estarán sujetos a las condiciones de conectividad, infraestructura y tecnologías requeridas, y a la disponibilidad de presupuesto.
4. La digitalización y automatización en cada autoridad se llevará a cabo de manera gradual de la siguiente manera: (i) bloque de trámites 1: 30 % de los trámites de la autoridad (de mayor prioridad); (ii) bloque de trámites 2: 30 % de los trámites de la autoridad (de prioridad intermedia); (iii) bloque de trámites 3: 40 % de los trámites de la autoridad (de menor prioridad).
5. Para determinar los trámites de cada uno de los 3 bloques, cada autoridad deberá adelantar un ejercicio de priorización, de manera que el bloque 1 deberá incluir los trámites de mayor prioridad, el bloque 2 los trámites de prioridad intermedia y el bloque 3 los trámites de menor prioridad. El criterio para priorizar es el nivel de demanda del trámite en términos del número de solicitudes por año y mayor impacto en los ciudadanos (a mayor demanda e impacto mayor prioridad.

Plazos

Plazos para digitalizar trámites por parte de autoridades nacionales

Plazos para automatizar trámites por parte de autoridades nacionales

Plazos para digitalizar trámites por parte de autoridades territoriales

Plazos para automatizar trámites por autoridades territoriales

Los particulares que cumplan funciones públicas y/o administrativas deberán digitalizar sus tareas en un término que no supere el plazo máximo señalado para las entidades territoriales. Dichos trámites deberán estar registrados en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT).

Aquellos trámites que por su naturaleza no puedan digitalizarse o automatizarse totalmente se entenderá que cumplen con la obligación del artículo 5 de la Ley 2052 del 2020 cuando se encuentren digitalizados y automatizados todos los pasos que sean susceptibles de ello.

Trámites en carpeta ciudadana digital

Las autoridades deberán crear, diseñar o adecuar los mecanismos técnicos que permitan la vinculación de los trámites con el servicio de carpeta ciudadana digital en los términos establecidos en el artículo 12 de la Ley 2052. Así mismo, deberán propender para que los ciudadanos puedan acceder a estos a través del servicio de carpeta ciudadana digital.

Es de aclarar que en la norma publicada en Presidencia de la República no trae adjunto el mencionado anexo 1.