Si se usan medios tecnológicos en audiencias administrativas no es obligatoria la constancia por escrito

La Sección Tercera del Consejo de Estado indicó que los artículos 208 y 228 del Código de Procedimiento Civil (ahora Código General del Proceso) están previstos únicamente para realizar audiencias y diligencias de procesos administrativos y jurisdiccionales sin la utilización de medios tecnológicos.

Por tal motivo establecen las obligaciones de dejar constancia de todo lo ocurrido en un acta escrita (papel) y de transcribir textualmente las preguntas y respuestas, con la finalidad de garantizar el principio de transparencia y permitir que posteriormente se pueda consultar, revisar y analizar de manera integral y objetiva lo ocurrido en la respectiva audiencia. (Lea: Abogado que no asista a la audiencia inicial debe excusarse dentro de los tres días siguientes)

Sin embargo, aclaró que cuando en las audiencias se utilizan medios tecnológicos (sistemas de audio y video) no es necesario ni obligatorio dejar constancia de todo lo ocurrido en la audiencia ni consignar textualmente las preguntas y respuestas pues:

1. El ordenamiento jurídico permite la utilización de medios tecnológicos en los procesos administrativos o jurisdiccionales.

2. En aplicación de los principios de celeridad, economía y eficacia, las actuaciones se deben realizar preferentemente en forma oral, se deben evitar actuaciones procesales innecesarias y se debe propender por la utilización de medios tecnológicos que contribuyan a agilizar el trámite de los procesos.

3. En aplicación del criterio de equivalencia funcional:

1.       Los mensajes de datos que se guardan en discos compactos tienen la misma función y validez que los documentos escritos y

2.       Cuando una norma requiera que la información conste o deba presentarse o conservarse en papel (esos requisitos se satisfacen cuando la información consta en forma de mensaje de datos) (Lea: IMPORTANTE: ¿Es obligatoria la notificación por correo del auto de audiencia inicial?)

4.                El acto administrativo dispone que:

1.     El disco compacto que contenga la grabación de la audiencia hará parte integral del contenido del acta.

2.     Se elaborará un acta que contendrá unos específicos aspectos, la cual será firmada por las personas que intervinieron (C. P. Hernando Sánchez Sánchez).

Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia 11001032400020090013000, May. 14/20.